Overture User Manual

Overture is a production management platform for performing arts venues. This manual covers every page, tab, and workflow in the application — and the companion Shift Planner. Use the table of contents on the left to jump to any section.

Overview

Overture is a single-page web application that centralises event planning, multi-day productions, staff scheduling, resources, contracts, contacts, and financial reporting for a venue. All data lives in a MySQL database and synchronises in real time across every open browser tab. The app never needs to be reloaded.

Key concepts:

Event — a single performance, rehearsal, load-in or other activity on a specific date.
Production — a multi-date run made up of a master event (no date) and one or more child events (one per date).
Contact / Account — an external organisation or individual linked to an event.
Staff — internal personnel allocated to events, organised by department.
Resource — equipment or any other item that can be reserved for an event.
Catch — a saved query that filters events, staff or resources for ad-hoc reports.
Contract — a generated PDF agreement based on a configurable template, with an optional questionnaire and digital signing flow.

A separate Shift Planner companion app shares the same staff and event data and is documented later in this manual.

Login & Users

When you open Overture you are prompted to select your user account from the list and enter your password. Each user belongs to a role (e.g. Admin, Producer, Viewer) that controls which pages and actions are available.

First-time password change

If an admin marks an account with must change password, the user is forced to set a new password before they can use the app.

Online indicator

Staff cards show a small green dot in the top-right corner of the avatar when a user linked to that staff member is currently active. Presence updates every 30 seconds and clears automatically when the browser tab is closed.

Stay signed in

The login screen has a Stay signed in on this device checkbox. When ticked, your session persists across browser closes, device reboots, and (importantly on iOS) the OS evicting the PWA from memory. When unticked, the session expires the moment you close the tab — useful on shared computers.

The default is on when running as an installed app (PWA) and off in a regular browser. Tap Sign out in your profile menu at any time to clear the persistent session.

Two-factor authentication (2FA)

Overture supports time-based one-time passwords (TOTP) compatible with Google Authenticator, Authy, 1Password, Microsoft Authenticator, and any other RFC 6238 app. Once enabled, signing in requires both your password and a 6-digit code from your authenticator.

To enable 2FA on your account:

Click your name/avatar in the top-right corner to open the profile modal.
In the Two-factor authentication section, click Enable 2-factor authentication.
Either tap Open in authenticator on your phone (mobile authenticator apps catch the link) or copy the setup key into your app manually.
Type the first 6-digit code your app generates into the input field and click Confirm & enable.

From now on every sign-in shows an extra step asking for the current code.

To disable (non-admin accounts only): open the same section and click Disable — you'll be prompted for a current code first.

Admin accounts must use 2FA. Admins are forced to enable 2FA at first sign-in and cannot disable it themselves. If an admin loses their device, another admin must reset it for them (see below).

Admin: reset another user's 2FA

When a user loses their phone or buys a new one, their codes won't validate anymore. Any admin can reset the 2FA on any account:

Open Settings → Users.
Find the user in the table — a Reset 2FA button appears next to their Edit button when 2FA is currently enabled.
Click it and confirm. Their next sign-in uses just the password; they can re-enroll a new authenticator app from their profile modal afterwards.

Tip: Only an Admin can create or delete user accounts. Go to Settings → Users to manage them.

Mobile App (PWA)

Overture is a Progressive Web App. There's nothing to download from an app store — you install the live site as an app directly from your browser. The installed app gets its own icon, runs in a standalone window without browser chrome, and (on iOS) is the only way to receive system push notifications.

Install on iPhone / iPad (Safari)

Open Overture in Safari (not Chrome — iOS only allows PWA install from Safari).
Sign in once so the app remembers your account.
Tap the Share button (the square with an arrow pointing up) at the bottom of the screen.
Scroll the list and tap Add to Home Screen.
Confirm the name and tap Add.

An Overture icon now sits on your home screen. Open it from there — not from Safari — to use the standalone app and to enable push notifications.

Install on Android (Chrome / Edge)

Open Overture in Chrome or Edge.
You'll usually see an Install app banner at the bottom — tap it. If you missed it, open the browser menu (⋮) and choose Install app or Add to Home screen.

Install on desktop (Chrome / Edge)

Open Overture in Chrome or Edge.
Look for the install icon at the right edge of the address bar (a small monitor with a down-arrow).
Click it and confirm.

Updates

The PWA auto-updates in the background. When a new version is available, the app reloads itself once the new files have downloaded. You can confirm which version you're running by checking the small version label in the bottom-right corner of the app window.

iOS slow to update? If you're sure a new version was deployed but the version label still shows the old number, force-quit the PWA from the iOS app switcher (swipe up from the bottom and pause, then swipe the Overture card up) and reopen it from the home screen. iOS sometimes caches the app aggressively.

Real-time Sync

Overture polls the database every 15 seconds and merges any changes other users (or other tabs of yours) have made. There is no "Save and refresh" workflow — edits flow live. A small online status pill in the topbar shows whether the live sync is healthy.

Edits in another tab appear in this tab on the next poll.
Field-level dirty tracking protects what you're typing: while a field has unsaved changes, the poll won't overwrite it.
Local-first writes — changes save immediately to local storage, then to the server. If the server is briefly unavailable, your work is queued and pushed when the connection returns.
Cross-tab portal sync — when a client submits the portal form in another tab, the change shows up here without a reload.

Catch reports and other "snapshot" views can be refreshed on demand using a ↻ Re-run button (see Catch below).

Navigation

The icon sidebar on the left edge of the screen contains links to every main section. Click an icon to navigate; the active page is highlighted. The notification bell appears in the topbar — see Notifications.

Icon	Page	Description
⊞	Dashboard	At-a-glance summary of the current week
📅	Calendar	Visual week / month / list calendar with venue filtering
👤	Contacts	Client and partner contact database
📋	Events	Tabular list of all events; supports grouping by production
👥	Staff	Staff directory with online presence dots
⏱	Timeline	Horizontal staff scheduling timeline (Gantt-style)
🔧	Resources	Equipment and room inventory
🕵	Catch	Saved queries for ad-hoc reports across the app
📊	Reports	Revenue and ticket charts (Tixly-driven)
⚡	Integrations	External system connections (Tixly, Make, Drive, feeds)
⚙	Settings	All configuration options including Contract Templates

Dashboard

The Dashboard gives a live overview of activity for the current week:

Stats bar — events this week, confirmed vs tentative, tickets sold, weekly and YTD revenue (revenue requires a Tixly connection).
Upcoming events — the next events in the current week, sorted by date.
Needs Attention — events that are upcoming but still tentative, missing a venue, or overdue on submission deadlines.
Staff on today — all staff allocated to today's events with their shift times.
Venue utilisation — bar per venue showing how heavily it is booked this week.
Top Contacts — the contacts most frequently linked to events.
LIVE indicator — events currently happening (based on system time) get an animated red LIVE badge on the Dashboard and Calendar.

Tip: Click any event row in "Upcoming events" to open that event's inspector.

Calendar

The Calendar is the primary view for navigating events over time. Three view modes are available at the top right:

Week — a 7-column grid Monday to Sunday. Events appear as colour-coded blocks inside each day column. Drag and drop to move events between dates.
Month — a traditional monthly grid. Each day cell lists event titles with mini status dots.
List — a flat, date-ordered list of all events suitable for printing.

Navigation

Use ‹ and › arrows to step backward or forward; Today snaps to the current date. A mini calendar in the sidebar lets you jump to a specific date.

Venue filter

The collapsible venue list on the left (or a row of pills, depending on layout) lets you show or hide events per venue. Each venue has a colour matching its calendar blocks.

Creating an event

Click an empty day cell, or the + New event button, to open the production wizard. Fill in title, type, status, venue, date and optional contacts; the wizard supports both single-day events and multi-day productions (master + auto-generated children).

Drag-and-drop & conflict detection

Drag any event to a new date / time. If the move overlaps another booking in the same space, you get an inline warning and can choose to override (e.g. for an intentional load-in inside another event's window). Same-space concurrent events are flagged in red wherever they appear.

Recurring & multi-day events

Recurring patterns can be set up at creation time. Multi-day productions (see Productions) span a continuous run of dates and propagate the master's metadata to each child date.

Closed days

Custom closed days (per venue or organisation-wide) and bank holidays appear visually on the calendar and prevent accidental bookings.

Tip: Colour coding follows the event-type palette configured in Settings → Event Types. Renaming a type automatically migrates all events using it — no manual relinking required.

Events (List View)

The Events page displays all events in a sortable, filterable table. Columns include title, venue, type, status, date, tickets sold and revenue. Multi-day productions are folded into expandable groups, so a 5-day run shows once with a chevron to expand its child dates.

Search bar filters by title, contact name, or production.
Filters narrow by status, type, genre, date range, and production kind (master / child / standalone).
Sortable columns — click any column header to sort.
Bulk edit — select multiple events and update common fields (status, type, genre, notes) in one action.
Production drift detection — if children of the same production disagree on type / genre / status, the divergence is highlighted (also surfaced in the Catch Conflicts subject).

Click any row to open the Event Inspector.

Event Inspector

The Event Inspector is the central editing panel for a single event. It opens when you click any event in the Calendar, Events list, or Dashboard. The header shows the event name, venue, date / time, producer, status badge and type badge. If the event belongs to a production, the production name and previous / next-date arrows appear at the top.

The inspector is divided into tabs (visibility depends on permissions):

📋 Info tab

Core event metadata:

Field	Description
Title	Name shown on the calendar
Type	Category (Concert, Theatre, Conference, etc.) — drives colour coding
Status	Booking lifecycle (Tentative, Confirmed, Cancelled, etc.)
Genre	Optional sub-categorisation used by Catch and reports
Venue	The space where the event takes place
Date / Day	Specific date, or recurring weekday if no date is set
Time / Booking window	Show start, plus the wider booking window (load-in to load-out)
Producer	Internal staff member responsible for this event
Production	Links the event to a multi-date production record (master / child)
Capacity	Total capacity; drives sold-percentage
Sold / Revenue	Ticket sales (synced from Tixly when connected)
Price group	Links to a pricing template from Settings → Pricing
Client contacts	One or more contacts; searchable, multi-select
Organizer / Account	Promoter or organisation booking the event
Notes	Free-text internal note

Edits save automatically when you blur a field or navigate away.

🏛 Spaces tab

Lists the venue spaces (rooms, stages) assigned to this event. You can add or remove spaces, set per-space usage windows, and flag whether each space is included in the rental price. Conflicts with other events on the same space are highlighted in red.

⏱ Schedule tab

A time-ordered list of schedule items for the day — load-in, sound check, doors, show, show end, load-out, etc. Each item carries a category, a label and a time, and is auto-sorted chronologically.

Categories can carry special flags configured in Settings → Schedule:

Show start / end markers (used for ticket-window logic and reports).
Rental Start / End markers — define the billable rental window. The Contract Builder's Rental schedule question reads from these and can write to them.
Duty markers per department — when a department's "on duty" item is present on the schedule, staff in that department auto-inherit those times.

👥 Staff tab

Shows all staff allocations for this event. Each row displays the staff member's name, role, booking window (when they are contracted to be on site) and actual shift window (when they are working).

Add placeholder roles to plan positions before specific staff are confirmed; replace a placeholder with a real person at any time.
Per-allocation multi-day mode (this date / all production dates / select dates) speeds up filling a long run.
Inline notify compose box and a "notify all" option send shift notifications.
Departmental coverage gaps surface in Catch's Day coverage subject.

🔧 Resources tab

Lists equipment and other resources reserved for this event. Add resources from inventory by clicking + Add resource and searching by name. Each item shows quantity, notes, condition and return status. The system warns if a resource is over-allocated across overlapping events.

📝 Instructions tab (Production)

Customisable per-event instruction fields — Lighting, Sound, FOH, Marketing, Stage Manager, plus any custom fields you've defined in Settings → Instructions. Three field types are supported:

Multi-line text for paragraph-style instructions.
Single-line for short values like "Pin code", "Wifi password", "Door time".
Yes/No for checklist items.

Each saved value carries an audit line ("saved by … on …"). Values written by a contract questionnaire show a teal 📩 from contract badge so you can tell at a glance which instructions came from a generated agreement (and may be overwritten if the contract is regenerated).

"Sticker" line fields can be promoted to the inspector header so critical info — door time, dress code — is always visible.

📎 Files tab

Attach documents, images, riders and other files. Click + Attach to upload. Each entry shows file name, type and upload date, with download / preview / remove actions. Optional Google Drive integration auto-creates a per-event folder; the link appears on the Production tab.

✓ Tasks tab

An event-specific to-do list. Tasks have a description, optional due date and optional assignee (a staff member). Completed tasks tick green; overdue tasks turn red. Open tasks contribute to the Dashboard "Needs Attention" panel and to the Catch Has open tasks filter.

💰 Invoice tab

Visible only to users with invoice_view. Shows pricing line items based on the event's price group, with totals and VAT calculations. Line items can be edited and additional custom lines added. The invoice exports to PDF using the heading, logo and footer configured in Settings → Invoice.

📬 Submissions tab

Manages the external Client Portal — a separate URL you send to a client so they can supply technical and production information. From this tab you can:

Generate a unique portal URL and access code.
Set a submission deadline.
Send the link by email directly from Overture (see Client Portal).
Review what the client has submitted; new submissions trigger a notification to the producer.
Switch the form template per event if the default isn't a fit.

📄 Contracts tab

Lists every contract generated for this event. Each row shows status (draft / sent / signed), creation date, who signed and when. Actions per contract:

Preview / Print PDF — opens the rendered contract.
Send for signing — admin signs first, then a unique signing link is emailed to the client.
Track status — when the client signs, a notification is fired and the inspector reflects the new state.

Click + New Contract to launch the Contract Wizard — picks a template, walks through any questionnaire, lets you review the assembled body, and generates the PDF.

🕘 History tab

A chronological log of all changes made to this event — who changed what and when. Entries are recorded automatically whenever an edit is saved, including contract signatures, status transitions and portal submissions.

Productions (Multi-Day)

A production is a run of related events sharing one identity. Examples: a 5-night theatre run, a multi-day conference, a touring show that occupies the venue for a fortnight.

Master & child events

Each production has one master event (no specific date — represents the whole run) and one child event per date. Editing the master can propagate fields like type, status, organizer or genre down to all children. Editing a child only affects that date.

Where multi-day status matters

Catch sorts events chronologically, treating a master without its own date as occurring on its earliest child date so the production stays grouped with its dates.
Contracts can be scoped to "the whole production" (saved on the master) or "just this day" (saved on the child) — see Contract Wizard scope.
Rental schedule in a contract gets one row per child date, with a "use the same times every day" toggle for uniform runs.
Reports can break down by production for total run-of-show analytics.

Contacts

The Contacts page is the CRM — a searchable database of organisations and individuals you work with. Each contact card shows name, company, email, phone and a colour-coded initial avatar.

Creating a contact

Click + New contact, fill in the form, save. The available fields are configured in Settings → Contacts.

Viewing a contact

Click any card to open the side panel, with all filled-in fields grouped (Contact details, Company, Address, Social, Custom).

Linking contacts to events

Contacts are linked from the Info tab of the Event Inspector. Multiple contacts per event are supported, and the first contact is treated as the "primary" client for contract merge tags and emails.

Bulk import

The ⬆ Import button on the Contacts page accepts a JSON or CSV file and walks you through field mapping — useful for migrating from another system.

Staff

Lists all internal personnel as cards: name, role, department, email, phone. A green dot in the avatar's top-right indicates the person is online in Overture. Click a card to open the staff panel with full details and shift history.

New staff are added in Settings → Staff & Departments. Each staff member can be linked to a user account so their permissions and online state line up automatically.

Staff Timeline

A horizontal Gantt-style view of all staff allocations across the week. Each row is a staff member; each block is an event they're booked for. Use the week-navigation arrows to step forward / backward; click any block to open that event's inspector.

Department filter chips at the top let you focus on one team. Approved absences and shift-change requests from the Shift Planner show inline so you can plan around them.

Resources

Your full equipment and room inventory. Each resource has a name, category, quantity, condition and (optionally) a service log tracking when it was last inspected or repaired. A resource that is fully allocated for a date appears as unavailable on its card.

Resources are reserved per event from the Resources tab inside the Event Inspector. Over-allocations across overlapping events are detected and surface as Catch Conflicts.

Reports

Aggregated analytics across the venue:

Revenue — monthly bar chart of gross revenue, sourced from Tixly sync data.
Tickets — monthly ticket sales.
Capacity / utilisation by venue.
Hours by department or individual staff member, exportable for payroll.
Production summaries — consolidated revenue and attendance for a multi-day run.

Note: Revenue and ticket figures only populate after a Tixly integration is connected and synced.

Catch (Saved Queries)

Catch lets you build, save and re-run filtered queries across events, staff, resources, attachments and instructions. Each saved catch appears in the left list; click one to run it and see results in the right pane.

Subjects

Choose what you're filtering — each subject exposes its own set of relevant filters:

Subject	What it returns
Events	Events matching genre, type, status, date range, organizer, capacity %, missing staff, contract status, day-of-week, etc.
Day coverage	Days where shifts exist but no events, events without confirmed staff, idle venues, fully empty days
Conflicts	Double-booked staff, over-allocated resources, venue clashes, production-drift inconsistencies
Resource usage	When and where a resource is used; supports a flow chart view
Venue bookings	Days a venue is booked, optionally narrowed by event type or price group
Staff allocations	Who is allocated to what and when, by department or individual
Resources	Resource catalogue filtered by group, manuals, service log, usage
Attachments	Search uploaded manuals and event documents
Instructions	Browse instruction text across events, optionally as columns per field

Re-run, refresh and the "released" timestamp

A generated catch is a snapshot. The header shows when the catch was last "released" (run) and a ↻ Re-run button. Re-run pulls the freshest data (forces a server poll, then re-reads local storage) and re-evaluates the query. A toast indicates how the result changed: +3 rows, −2 rows, ~5 edited (cell content changed), or no change.

Date sorting & multi-day events

Event-subject results sort chronologically. A multi-day production master (which has no own date) is positioned at its earliest child date so the production stays grouped with its dates rather than dumped at the bottom.

Export & print

Every catch can be exported as CSV or printed/saved to PDF using the buttons in the result header.

Stale-filter awareness

If you rename an event type or genre, all existing events are automatically migrated to the new id, and any catches filtering on that id are updated transparently. If you instead delete and re-create a type, you may need to re-pick the new value in the catch builder once.

Notifications

In-app bell

The bell icon in the topbar shows a count of unread notifications. Click it to open the dropdown panel. Notifications cover:

Contract signed — fires when a client signs a contract you sent.
Submission received — fires when a client submits the portal form for an event you produce.
Shift assigned / removed — fires when a staff member's allocations change.
Shift-change requests — fires for managers when staff request a swap.
Task assigned to you — fires when a task in any event is assigned.
Chat mention — fires when someone @-mentions you, your role, or your department in production chat.

Notifications are deduplicated across tabs so the same event doesn't fire twice. Read state syncs through the database — clearing on one device clears everywhere.

Push notifications (system-level)

The same events can also arrive as native iOS / Android / desktop notifications, even when Overture is closed. This is opt-in per device — each phone, tablet or browser you sign into needs to be enabled separately.

To enable on your device:

(iOS only) Install Overture as a PWA first — see Mobile App (PWA). iOS does not allow push notifications from a regular browser tab; the home-screen install is mandatory.
Open Overture and click your name/avatar in the top-right to open the profile modal.
In the Push notifications section, click Enable push notifications.
Allow the permission prompt the OS / browser shows.

The status changes to ✓ Enabled on this device. To turn it off later, click Disable in the same section.

Per-device, per-account. Enabling push on your iPhone does not enable it on your laptop, and vice versa. If you sign in as a different user on the same device, you'll need to enable push for that account too.

Deep-linking from notifications

Tapping a system push notification (or clicking a bell-panel notification) takes you straight to the relevant place rather than the default landing page:

Task assigned → opens the event inspector at the Tasks tab.
Chat mention → opens the event inspector at the Production tab where the chat panel lives.
Contract signed / unsigned → opens the event's Contracts tab.
Submission received → opens the event's Submissions tab.
Schedule tag → opens the event's Schedule tab.
Shift change accepted / declined → jumps to the staff timeline on the right day.
Timesheet request → opens the timesheet fill-in modal directly.

If the app is closed when you tap, it opens, signs you in (or shows the login screen if your session expired), and routes once data has finished loading. The deep-link survives the 2FA challenge step too — finish entering your code and you'll land on the right place.

Client Portal

The Client Portal is a public, login-free page where a contact fills in the technical and production details for their event. From the inspector's Submissions tab you generate a unique URL + access code and email it to the client.

What the client sees

The portal page is branded with your organisation name and the event's title and venue.
Form fields are configured per template (text, select, date, time, file upload, yes/no, etc.).
A confirmation email is sent on submission; the producer receives a notification in Overture.

Email composer

Click Send by email to open a composer pre-filled from the email template (Settings → Contacts → Email Templates). You can pick any contact on the event or type an address manually. Variables resolved automatically include:

Variable	Replaced with
`{{first_name}}`	Recipient contact's first name
`{{event_title}}`	Event title
`{{portal_url}}`	Submission portal URL
`{{access_code}}`	Portal access code
`{{deadline_line}}`	Pre-formatted deadline line (empty if none set)
`{{org_name}}`	Your organisation name
`{{producer_name}}`	Event's assigned producer

Two send modes: Open in mail app (hands off a pre-filled draft to your local mail client) or Copy to clipboard.

Contract Builder

Overture's Contract Builder turns a template plus a few wizard answers into a polished, signable PDF — and can write the answers back into the event so operations teams see them automatically. The system has three layers: Templates & Questions (configured once), the Generation Wizard (used per contract), and Digital Signing (admin → client signature flow).

Templates & Questions

Templates live in Settings → Invoice / Contract. Each template has:

Name & signature label — e.g. "Standard Rental" / "Lessee Signature".
Logo position & contract title.
Body — a freeform A4 editor with simple markdown (## Heading, **bold**, --- for separator).
Merge tags — click any teal chip in the right sidebar to copy it to clipboard. Tags resolve at generation time: {{Event Title}}, {{Date}}, {{Venue}}, {{Contact}}, {{Account}}, etc.
Questions — an optional questionnaire that runs in the wizard and inserts answers at {{section: id}} anchors in the body.

Question types

Type	Wizard control	What lands in the contract
`yes_no_snippet`	Checkbox + editable snippet	The snippet text (only if checked)
`text`	Free textarea	Whatever the user types (only if non-empty)
`select_with_snippet`	Dropdown + editable snippet	The selected option's snippet
`venue_terms_select`	Venue dropdown + editable snippet	The chosen venue's Contract Terms field, with the venue name as the section heading
`rental_schedule`	Per-date Start / End time pickers + total	An auto-formatted rental window block; see Rental schedule

Section anchors

Drop {{section: id}} anchors anywhere in the body to mark where each question's snippet should land. Each question has a ⤵ Insert anchor button that drops its anchor at the cursor. Anchors that have no answer collapse to nothing — including the line they sat on, if it contained only the anchor.

Heading prefix

By default each answered section gets a ## QuestionLabel heading prepended automatically (rendered as a bold section title in the PDF). Per-question checkbox "Show question label as a section heading in the contract" turns this off where you want a snippet to slot in inline. The venue_terms_select type uses the chosen venue's name as the heading instead of the question label.

Round-trip to event fields

Each question can send its answer back into an instruction field on the event ("Send answer to event field" dropdown). Two modes:

Replace — overwrites the field on Generate; if the field already has different content, the wizard prompts for confirmation.
Append — adds a blank line then the answer text. Always silent.

Fields written this way show a 📩 from contract badge in the inspector so you know the value can be regenerated.

Generation Wizard

From the inspector's Contracts tab, click + New Contract. The wizard's steps adapt to what's available:

Choose Template (skipped if there's only one).
Answer Questions (skipped if the chosen template has no questions).
Review & Generate — A4 preview with the body fully assembled (merge tags resolved, sections filled in). Edit freehand if needed; click Generate PDF.

Multi-day production scope

If you open the wizard from a child of a multi-day production, a banner at the top asks:

This is day 2 of 5 in Production Name. [📋 Whole production (5 days)] [📄 Just 2026-05-06]

Whole production — uses the master event for merge tags; the contract record is saved on the master; rental_schedule renders one row per child date.
Just this day — uses the child you're on; contract is saved on that child; rental_schedule renders a single row.

Switching scope mid-wizard preserves your free-text answers but resets rental_schedule answers (the date set has changed).

Frozen answers

The wizard's answers (and any in-place edits to snippets) are saved on the contract record alongside the assembled body. Re-opening a generated contract always renders what was generated, even if templates or venue terms change later.

Rental Schedule

The rental_schedule question type asks the user for the rental Start and End time per date. It integrates both ways with the Schedule tab:

Pre-fill

If schedule items flagged Rental Start / Rental End exist, those times pre-fill (most precise; treat as authoritative).
Otherwise, the earliest and latest scheduled times pre-fill (covers the typical Load-in … Load-out window).
If no schedule items exist, fields are blank.

Multi-day input

For a multi-day production scope, the wizard shows one row per child date. The Use the same times every day checkbox (default on) lets you enter once and apply to every date; uncheck for per-day overrides. A live Total shows the sum of hours; overnight windows (end before start) are detected and noted.

Auto-generated snippet

Single-day → one line: Rental window: 2026-05-10, 09:00–23:00 (14 h).

Multi-day → bullet list with totals:

• 2026-05-10  09:00–23:00  (14 h)
• 2026-05-11  09:00–23:00  (14 h)
• 2026-05-12  10:00–02:00  (16 h, overnight)
Total: 44 h.

Push-back to schedule

The wizard offers a checkbox "Push these times into the event schedule on Generate". When enabled (default-on if no rental markers existed yet), each affected event's schedule receives Rental Start / Rental End items — existing markers are updated in place, missing ones added. A toast confirms how many events were touched.

Digital Signing

Signing a contract has two stages:

Admin sign-and-send — when you click Send for signing, a signature canvas opens. Draw your signature, type your full name, and confirm. Your signature is embedded in the PDF.
Client signing link — Overture generates a unique URL and emails it to the contact. The client can sign on any device — the page is mobile-friendly and login-free.

When the client signs, Overture fires a Contract signed notification to the producer, the contract's status moves to signed, and the inspector's contract row updates with the signer's name and timestamp. A countersigned PDF is now available to download.

De-duplicated across tabs and reloads: a given signature event only fires one notification even if the poll catches it multiple times.

Calendar Feeds

Calendar Feeds are read-only iCal subscriptions you publish for staff or external partners. They live in Settings → Calendar Feeds. Each feed has a label, a token-based URL, and a venue filter (one or more venues). Subscribers can paste the URL into Apple Calendar, Google Calendar, Outlook, etc.

Per-venue feeds — share only certain spaces with a partner.
Token-based access — feeds can be revoked instantly without changing other URLs.
Last accessed timestamp on each feed shows whether anyone is actually subscribed.
Live updates — feed contents update with each calendar app refresh; no manual republish needed.

The venue info modal (clickable in calendar header, etc.) shows a "Active feeds for this venue" list, so non-admin users can subscribe without going into settings — admins still control creation and revocation.

Settings

The administration area, divided into tabs. The settings_view permission is required to open the page; settings_edit to make changes.

Event Types & Statuses

Add, rename, reorder and colour-code event types and statuses. Renaming a type or status auto-migrates all events using it, and updates any saved Catches that filter on it — no orphan ids left behind. A merge confirmation is offered if the new id collides with an existing one (handy for tidying up "Concert" + "Konsert" duplicates).

Statuses also carry a semantic role (confirmed / tentative / option / cancelled) so Overture can recognise the meaning of a custom status name in reports and conflict checks.

Genres

Define genres for events (Pop / Rock, Jazz, Classical, Folk, etc.) with custom colours. Genres feed the Calendar's optional genre filter and the Catch genre filter. Same auto-migration on rename.

Spaces & Venues

Define every physical space at your venue. Each space has:

Name, colour, capacity, short code.
Space group — venues sharing a group cannot have overlapping events.
Info Card content: technical specifications, photos, configurations (theatre / cabaret / standing), uploaded documents, fire & evacuation notes.
Contract Terms field — boilerplate inserted into rental contracts that pick this venue (used by the venue_terms_select question type).

Schedule Categories

Configure the categories used in the Schedule tab. Each category has a colour and optional flags: Show start / end, Rental Start / End, plus department duty markers. Custom flags let the contract Rental Schedule auto-detect billable windows.

Departments & Duty Marker Sets

Departments group your staff. Each department can have a duty-marker set tied to specific schedule categories — when those categories appear on an event's schedule, staff in the department auto-inherit those times.

Resources & Resource Groups

Manage the full resource catalogue. Resources can be grouped (Audio, Lighting, Furniture, etc.) for easier filtering, and each carries a quantity, condition, optional manual / photo, and a service log.

Pricing

Create price groups (templates) consisting of line items with unit prices, VAT and quantities. A price group can be linked to an event category so it's applied automatically, and pulled into invoices and contracts.

Contacts

Configure which fields appear on contact records. Built-in fields (name, company, email, phone, address) can be enabled / disabled / reordered, and you can add custom fields.

Email Templates

Reusable email templates (subject + body) with {{variable}} placeholders. Used by the portal email composer; can be reset to defaults.

Invoice & Contract

Invoice settings (organisation name, address, VAT number, logo, payment terms, footer) are used for invoice PDF generation. The Contract Templates area lives here too — see Contract Builder for the full feature.

Submissions (Portal Templates)

Configure the default form template all new events inherit, plus any per-event overrides. Form fields support text, select, date, time, file upload and yes / no inputs, with conditional show / hide rules.

Instructions

Define the custom fields that appear in the Instructions tab of each event. Three field types: multi-line text, single-line, yes/no. Each field can be promoted as a "sticker" (summary chip in the inspector header).

Users

Create user accounts, assign a role to each, and link to a staff record so presence and shifts line up. Force first-time password change, reset passwords, or revoke users from here.

Calendar

Default view (week / month / list), first day of week, and visual preferences for the calendar.

Calendar Feeds

Manage iCal subscription feeds — see Calendar Feeds.

General

Database connection (host, user, password, name), sync token, organisation name. The DB status badge shows whether live sync is active.

Legal

Privacy notice and terms of use shown to clients in the portal footer.

Integrations

The Integrations page shows all external systems Overture can connect to. Each card has a status badge, last-tested time and a ⚙ Configure action.

Overture API (built-in)

The built-in REST API is documented at REST API below. Two tokens control access:

Sync token — full read / write. Used internally; keep private.
Read-only token — share with third parties that only need to read.

Tixly

Connects to the Tixly ticketing platform to sync ticket sales and revenue into events. Configure the Tixly endpoint and key. Once connected, the Dashboard revenue bar and the Reports charts populate automatically.

Make (Integromat)

Inbound and outbound webhooks for custom automations — Slack notifications when an event is confirmed, Google Calendar mirroring, etc. Map JSON payloads to Overture fields per direction.

Google Drive

OAuth-connect Drive to auto-create a folder per event for storing files. The folder URL appears as the event's Drive link; staff use it via the Production tab.

Calendar Feeds

iCal subscription feeds — see Calendar Feeds.

Tip: ↻ Check all tests every integration in one click and refreshes the status badges.

Shift Planner

The Shift Planner is a companion app to Overture, focused on hourly staff scheduling, absence tracking, time bank balances, validation against labour rules, and payroll export. It shares user accounts and staff records with Overture, and reads events from the same database — so a shift planner draft pulls the latest events automatically.

The sidebar contains: Week, Staff, Absences, Timebank, Contracts, Import ICS, Hours Report, Validation, Settings.

Week view

The main grid: rows of staff (grouped by department), columns of weekdays. Each cell shows shifts for that staff / day combination as coloured pills (start–end, optional overtime "OT" badge, status indicator).

Today column highlighted in teal; weekends in pink.
Sticky header & left column stay visible while scrolling.
Events row at the top of the grid lists all events for the week (colour-dotted by venue) so you can drag an event onto a staff cell to auto-create a shift.
Department filter chips hide / show whole teams.
Compressed view toggle reduces column widths for high-density weeks.

Shifts & absences

Create a shift by clicking a cell or dragging an event onto it. Edit shifts inline — start, end, role, notes, status. Drag to move a shift to a different staff or day. Multi-day events create multi-day shift sets in one drop.

Shift-change submissions

Staff (via the main Overture app's portal or the Shift Planner self-serve) can request a swap: "can you move me to 10:00–18:00?". Pending requests appear as a banner at the top of the week view. Managers accept or decline each one. Accepted shifts are shown with an orange dashed border and an ACCEPTED badge plus category (overtime / staggered / other).

Absences

The Absences tab is a month view of vacation, sick days, unpaid time, etc. Approved absences appear inline on the week grid so you can plan coverage around them. Some absence types (e.g. sick) skip the approval flow.

Time bank

Tracks each staff member's overtime / comp-time balance. Configurable thresholds (e.g. after 40 h / week → time-and-a-half) and the choice between paid overtime or banked comp time.

Validation

The Validation page reports any shift configurations that violate labour rules (max hours / week, min rest between shifts, contracted unavailability, etc.). Each violation shows a severity (warning / error) and links back to the offending shift. Custom rules are configured in Settings → Policies.

Live validation also surfaces inline: a red border on a shift in the week view means it's currently flagged.

Hours & export

Hours Report — total hours per staff / department for any date range; exportable as CSV / PDF, emailable to payroll.
ICS import — upload an external .ics file to bulk-create shifts; conflicts and duplicates are flagged for review before import.
Payroll exports — schedule recurring exports to ADP, Guidepoint or your own CSV format. Export history is logged.

Roles & Permissions

Every user is assigned a role. Roles are defined in Settings → Users and each role carries a set of permission flags. The built-in Admin role always has full access. Other roles can be configured to allow or restrict any combination of:

Permission	Controls access to
events_view	Calendar and Events list
events_edit	Creating and editing events
events_own_only	Restrict user to events they produced or are linked to
staff_view / staff_edit	Staff page, allocations, and editing staff records
resources_view / resources_edit	Resources page and inventory
contacts_view / contacts_edit	Contacts page
invoice_view	Invoice tab inside the Event Inspector
contracts_view / contracts_edit	Contracts tab and contract generation
reports_view	Reports page
settings_view / settings_edit	Settings page
page_catch / page_integrations	Catch and Integrations pages

Permissions can be tab-level (tab_schedule, tab_contracts, etc.) so a producer can be granted access to specific inspector tabs without giving them everything.

REST API

Overture exposes a REST API at https://your-domain/api.php. All requests must include a valid token either as a URL parameter (?token=…) or in the X-CRM-Token HTTP header.

Tokens

Full access token — allows GET and POST. Used by Overture itself for sync.
Read-only token — allows GET only. POST requests return 403 Forbidden.

Key endpoints

Method	Path / Action	Description
GET	`?action=get&key=ov_events_v1`	Retrieve all events
GET	`?action=get&key=ov_staff_v1`	Retrieve all staff
GET	`?action=get&key=ov_accounts_v1`	Retrieve all contacts
GET	`?action=get&key=ov_details_v1`	Retrieve event detail records (contracts, schedule, instructions, etc.)
GET	`?action=get&key=ov_productions_v1`	Retrieve all productions
GET	`?action=timestamps`	Get last-updated timestamp per key (used by the polling sync)
POST	`action=set`	Write a key/value pair (full token only)
GET	`?action=health`	Health check — returns 200 OK

Note: All data is stored as JSON strings under named keys. Reading a key returns the raw JSON; writing replaces the entire key value. Concurrent writes to the same key are last-write-wins, so consumers should fetch-modify-write within a short window.

Overture Benutzerhandbuch

Overture ist eine Produktionsmanagement-Plattform für Bühnen und Kulturhäuser. Dieses Handbuch beschreibt alle Seiten und Funktionen der Anwendung. Nutzen Sie das Inhaltsverzeichnis links, um direkt zu einem Abschnitt zu springen.

Überblick

Overture ist eine Single-Page-Webanwendung, die Eventplanung, Personalplanung, Ressourcenverwaltung, Kontaktverfolgung und Finanzberichte für eine Veranstaltungsstätte in einer Oberfläche bündelt. Alle Daten werden in einer MySQL-Datenbank gespeichert und in Echtzeit über alle offenen Sitzungen synchronisiert (alle 15 Sekunden). Ein Neuladen der Seite ist nie erforderlich.

Wichtige Begriffe:

Veranstaltung (Event) — eine einzelne Aufführung, Probe, Aufbau oder sonstige Aktivität an einem bestimmten Datum.
Produktion — eine Gruppe zusammengehöriger Veranstaltungen (z. B. mehrere Aufführungen desselben Stücks).
Kontakt / Konto (Account) — eine externe Organisation oder Person, die mit einer Veranstaltung verknüpft ist.
Personal (Staff) — interne Mitarbeiter, die Veranstaltungen zugeordnet werden können.
Ressource — Ausrüstung, Räume oder andere Gegenstände, die für eine Veranstaltung reserviert werden können.

Anmeldung & Benutzer

Beim Öffnen von Overture wählen Sie Ihr Benutzerkonto aus der Liste aus. Jeder Benutzer gehört einer Rolle an (z. B. Admin, Produzent, Betrachter), die steuert, welche Seiten und Aktionen Ihnen zur Verfügung stehen.

Angemeldet bleiben

Die Login-Maske bietet ein Kontrollkästchen Angemeldet bleiben auf diesem Gerät. Standardmäßig aktiviert auf installierten PWAs, deaktiviert in regulären Browsern. Hält die Sitzung über Browser-Schließen, Geräteneustarts und iOS-PWA-Eviction hinweg aufrecht.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Im Profil-Modal (Avatar oben rechts) finden Sie den Abschnitt Zwei-Faktor-Authentifizierung. Aktivieren Sie ihn, um Ihre Authenticator-App (Google Authenticator, Authy, 1Password usw.) zu koppeln. Anschließend ist bei jeder Anmeldung ein zusätzlicher 6-stelliger Code erforderlich. Admin-Konten müssen 2FA verwenden und können es nicht selbst deaktivieren — bei Geräteverlust setzt ein anderer Admin es unter Einstellungen → Benutzer per Klick auf 2FA zurücksetzen zurück.

Online-Indikator

Personalkarten zeigen in der oberen rechten Ecke des Avatars einen kleinen grünen Punkt, wenn ein Benutzer, der mit diesem Mitarbeiter verknüpft ist, gerade in Overture aktiv ist. Die Anwesenheit wird alle 30 Sekunden aktualisiert und erlischt automatisch, wenn der Browser-Tab geschlossen wird.

Tipp: Nur ein Admin kann Benutzerkonten erstellen oder löschen. Gehen Sie zu Einstellungen → Benutzer.

Mobile App (PWA) & Push-Benachrichtigungen

Overture ist eine Progressive Web App — keine App-Store-Installation nötig. Auf dem iPhone in Safari öffnen, Teilen → Zum Home-Bildschirm; auf Android über den Chrome-Menüpunkt App installieren; auf dem Desktop über das Installations-Symbol in der Adressleiste.

Sobald die App installiert ist, können Sie System-Push-Benachrichtigungen aktivieren: Profil-Modal öffnen → Abschnitt Push-Benachrichtigungen → Aktivieren. Glocken-Benachrichtigungen, Chat-Erwähnungen und Aufgaben kommen dann auch bei geschlossener App als native Benachrichtigungen an. Ein Tippen auf eine Benachrichtigung öffnet Overture direkt am relevanten Tab des betreffenden Events. Push muss pro Gerät und Konto separat aktiviert werden. iOS: Push funktioniert nur, wenn die App über Zum Home-Bildschirm installiert wurde — nicht aus einem regulären Safari-Tab.

Navigation

Die Icon-Seitenleiste am linken Rand des Bildschirms enthält Links zu allen Hauptbereichen. Klicken Sie auf ein Symbol, um zu navigieren.

Symbol	Seite	Beschreibung
⊞	Dashboard	Übersicht der aktuellen Woche
📅	Kalender	Visueller Wochen-/Monats-/Listenkalender
👤	Kontakte	Kunden- und Partnerkontaktdatenbank
📋	Veranstaltungen	Tabellarische Liste aller Veranstaltungen
👥	Personal	Personalverzeichnis mit Online-Anwesenheit
⏱	Zeitleiste	Horizontale Personalplanungsansicht
🔧	Ressourcen	Ausrüstungs- und Raumbestand
🕵	Catch	Systemübergreifende Datenabfrage
📊	Berichte	Umsatz- und Ticketdiagramme
⚡	Integrationen	Externe Systemverbindungen
⚙	Einstellungen	Alle Konfigurationsoptionen

Dashboard

Das Dashboard zeigt eine Live-Übersicht der laufenden Aktivitäten: Anzahl der Veranstaltungen dieser Woche, bestätigte vs. vorläufige Buchungen, verkaufte Tickets, Wochen- und Jahresumsatz, bevorstehende Veranstaltungen, Aufmerksamkeitspunkte, heutiges Personal und Raumauslastung.

Kalender

Der Kalender ist die Hauptansicht für die Navigation durch Veranstaltungen. Drei Ansichtsmodi: Woche, Monat, Liste. Nutzen Sie die Pfeile zum Navigieren, den Heute-Button für das aktuelle Datum. Die Venuefilter oben blenden einzelne Spielstätten ein/aus. Klicken Sie auf eine Tagesspalte oder + Neue Veranstaltung, um eine neue Veranstaltung anzulegen.

Veranstaltungs-Inspektor

Der Inspektor öffnet sich beim Klick auf eine Veranstaltung und enthält alle Bearbeitungsfelder, aufgeteilt in Tabs:

Tab	Inhalt
📋 Info	Grunddaten: Titel, Typ, Status, Venue, Datum, Zeit, Produzent, Produktion, Kapazität, Kontakte, Notizen
🏛 Räume	Zugewiesene Räume mit Nutzungszeiten und Konfliktanzeige
⏱ Zeitplan	Tagesablaufplan (Aufbau, Soundcheck, Einlass, Show, Abbau)
👥 Personal	Personalzuweisungen mit Buchungs- und Schichtzeiten
🔧 Ressourcen	Reservierte Ausrüstung und Materialien
📝 Produktion	Technische und künstlerische Produktionsdetails
📎 Dateien	Angehängte Dokumente und Bilder
✓ Aufgaben	Veranstaltungsspezifische Checkliste
💰 Rechnung	Preisposten und Rechnungsexport (nur mit Berechtigung)
📬 Einreichungen	Technisches Datenportal für Kunden
🕘 Verlauf	Änderungsprotokoll der Veranstaltung

Einreichungs-Tab — E-Mail versenden

Klicken Sie auf Per E-Mail senden, um das E-Mail-Fenster zu öffnen. Wählen Sie einen Kontakt aus oder geben Sie eine Adresse manuell ein. Betreff und Text werden aus der E-Mail-Vorlage vorausgefüllt (konfigurierbar unter Einstellungen → Kontakte → E-Mail-Vorlagen). Verfügbare Variablen: {{first_name}}, {{event_title}}, {{portal_url}}, {{access_code}}, {{producer_name}}, {{org_name}}.

Kontakte

Die Kontaktseite ist Ihr CRM — eine durchsuchbare Datenbank von Unternehmen und Einzelpersonen. Klicken Sie auf + Neuer Kontakt, um einen Kontakt anzulegen. Klicken Sie auf eine Karte, um das Seitenpanel mit allen Feldern zu öffnen. Kontakte können über den Info-Tab im Inspektor mit Veranstaltungen verknüpft werden; mehrere Kontakte pro Veranstaltung sind möglich.

Personal

Zeigt alle internen Mitarbeiter als Karten an. Ein grüner Punkt zeigt an, dass die Person gerade online ist. Klicken Sie auf eine Karte für das vollständige Profil. Neues Personal wird unter Einstellungen → Personal & Abteilungen angelegt.

Personal-Zeitleiste

Zeigt eine horizontale Gantt-Ansicht aller Personalzuweisungen über die Woche. Jede Zeile ist ein Mitarbeiter; jeder Block repräsentiert eine Veranstaltung. Klicken Sie auf einen Block, um den Inspektor zu öffnen.

Ressourcen

Zeigt den vollständigen Geräte- und Raumbestand. Ressourcen können für einzelne Veranstaltungen reserviert werden. Vollständig zugeteilte Ressourcen werden als nicht verfügbar angezeigt.

Berichte

Aggregierte Finanz- und Betriebsstatistiken: monatliche Umsatz- und Ticketbalkendiagramme (erfordern Tixly-Verbindung), Aufschlüsselung nach Veranstaltungstyp und Venue.

Einstellungen

Der Administrationsbereich ist in folgende Tabs unterteilt: Veranstaltungstypen & Status, Räume & Venues, Personal & Abteilungen, Zeitplankategorien, Ressourcen, Preise, Kontakte (inkl. E-Mail-Vorlagen), Rechnung, Anweisungen, Benutzer, Kalender, Allgemein, Rechtliches.

Tipp: Unter Allgemein finden Sie die Datenbankverbindungseinstellungen und den Synchronisationsstatus.

Integrationen

Verbindet Overture mit externen Systemen: Overture API (integrierte REST-API), Tixly (Ticketing), Make (Automatisierung). Klicken Sie auf ↻ Alle prüfen, um alle Verbindungen zu testen.

API-Tokens

Sync-Token — vollständiger Zugriff (intern verwenden).
Nur-Lese-Token — für Drittanbieter; schreibgeschützt.

Rollen & Berechtigungen

Jeder Benutzer hat eine Rolle mit konfigurierbaren Berechtigungen (Veranstaltungen anzeigen/bearbeiten, Personal, Ressourcen, Kontakte, Rechnung, Berichte, Einstellungen). Die Admin-Rolle hat stets vollen Zugriff.

Manual de Usuario — Overture

Overture es una plataforma de gestión de producción para recintos de artes escénicas. Este manual cubre todas las páginas y funciones de la aplicación. Utilice la tabla de contenidos a la izquierda para ir directamente a cualquier sección.

Descripción general

Overture es una aplicación web de página única que centraliza la planificación de eventos, la programación del personal, la gestión de recursos, el seguimiento de contactos y los informes financieros. Todos los datos se almacenan en una base de datos MySQL y se sincronizan en tiempo real entre todas las sesiones abiertas (cada 15 segundos). No es necesario recargar la página.

Conceptos clave:

Evento — una actuación, ensayo, montaje u otra actividad en una fecha específica.
Producción — un grupo de eventos relacionados (p. ej., varias funciones del mismo espectáculo).
Contacto / Cuenta — una organización o persona externa vinculada a un evento.
Personal — empleados internos que pueden asignarse a eventos.
Recurso — equipamiento, salas u otros elementos que se pueden reservar para un evento.

Inicio de sesión y usuarios

Al abrir Overture, seleccione su cuenta de usuario de la lista. Cada usuario pertenece a un rol (p. ej., Administrador, Productor, Visualizador) que controla las páginas y acciones disponibles.

Mantener la sesión iniciada

La pantalla de inicio de sesión incluye una casilla Mantener sesión iniciada en este dispositivo. Activada por defecto en PWAs instaladas, desactivada en navegadores normales. Conserva la sesión al cerrar el navegador, reiniciar el dispositivo o cuando iOS expulsa la PWA de la memoria.

Autenticación de doble factor

En el modal de perfil (avatar arriba a la derecha) hay una sección Autenticación de doble factor. Actívela para emparejar su app autenticadora (Google Authenticator, Authy, 1Password, etc.). A partir de ahí cada inicio de sesión pedirá un código de 6 dígitos adicional. Las cuentas de administrador deben usar 2FA y no pueden desactivarlo ellas mismas — si pierden el dispositivo, otro administrador lo restablece desde Configuración → Usuarios con el botón Restablecer 2FA.

Indicador de presencia en línea

Las tarjetas del personal muestran un pequeño punto verde en la esquina superior derecha del avatar cuando el usuario vinculado a ese miembro está activo en Overture. La presencia se actualiza cada 30 segundos y desaparece automáticamente al cerrar la pestaña del navegador.

Consejo: Solo un Administrador puede crear o eliminar cuentas de usuario. Vaya a Configuración → Usuarios.

App móvil (PWA) y notificaciones push

Overture es una Progressive Web App — no hay nada que instalar desde una tienda. En iPhone, ábralo en Safari y use Compartir → Añadir a pantalla de inicio; en Android, use el menú de Chrome Instalar app; en escritorio, use el icono de instalación en la barra de direcciones.

Una vez instalada, puede activar las notificaciones push del sistema: abra el modal de perfil → sección Notificaciones push → Activar. Las notificaciones de campana, las menciones de chat y las tareas llegarán como notificaciones nativas incluso con la app cerrada. Tocar una notificación abre Overture directamente en la pestaña relevante del evento. Push debe activarse por dispositivo y por cuenta. iOS: push solo funciona si la app se instaló mediante Añadir a pantalla de inicio — no desde una pestaña normal de Safari.

Navegación

Icono	Página	Descripción
⊞	Panel	Resumen de la semana actual
📅	Calendario	Calendario visual semana/mes/lista
👤	Contactos	Base de datos de contactos
📋	Eventos	Lista tabular de todos los eventos
👥	Personal	Directorio de personal con presencia
⏱	Cronograma	Vista horizontal de asignaciones
🔧	Recursos	Inventario de equipos y salas
🕵	Catch	Consulta de datos entre sistemas
📊	Informes	Gráficos de ingresos y entradas
⚡	Integraciones	Conexiones con sistemas externos
⚙	Configuración	Todas las opciones de configuración

Panel (Dashboard)

El Panel ofrece una vista en tiempo real: número de eventos de la semana, confirmados vs. tentativos, entradas vendidas, ingresos semanales y anuales (requiere conexión Tixly), próximos eventos, puntos de atención, personal hoy y utilización de salas.

Calendario

El Calendario es la vista principal para navegar por eventos. Tres modos: Semana, Mes, Lista. Use las flechas para navegar y el botón Hoy para volver a la fecha actual. Los filtros de sala en la parte superior permiten mostrar/ocultar eventos por recinto. Haga clic en una columna de día o en + Nuevo evento para crear un evento.

Inspector de eventos

El Inspector se abre al hacer clic en cualquier evento y contiene todos los campos de edición, organizados en pestañas:

Pestaña	Contenido
📋 Info	Datos básicos: título, tipo, estado, sala, fecha, hora, productor, producción, aforo, contactos, notas
🏛 Espacios	Salas asignadas con horarios y detección de conflictos
⏱ Horario	Plan del día (montaje, prueba de sonido, apertura, función, desmontaje)
👥 Personal	Asignaciones de personal con horarios de contratación y turno
🔧 Recursos	Equipamiento y materiales reservados
📝 Producción	Detalles técnicos y artísticos de la producción
📎 Archivos	Documentos e imágenes adjuntos
✓ Tareas	Lista de verificación específica del evento
💰 Factura	Partidas de precios y exportación (solo con permiso)
📬 Envíos	Portal de datos técnicos para clientes
🕘 Historial	Registro de cambios del evento

Enviar enlace del portal por correo electrónico

En la pestaña Envíos, haga clic en Enviar por correo. Seleccione un contacto o escriba una dirección manualmente. El asunto y el cuerpo se rellenan automáticamente desde la plantilla de correo (configurable en Configuración → Contactos → Plantillas de correo). Variables disponibles: {{first_name}}, {{event_title}}, {{portal_url}}, {{access_code}}, {{producer_name}}, {{org_name}}.

Contactos

La página de Contactos es su CRM: una base de datos de empresas e individuos. Haga clic en + Nuevo contacto para crear uno. Haga clic en una tarjeta para ver todos los campos en el panel lateral. Los contactos se vinculan a eventos desde la pestaña Info del Inspector; se admiten varios contactos por evento.

Personal

Muestra todos los empleados internos como tarjetas. Un punto verde indica que la persona está conectada ahora mismo. Haga clic en una tarjeta para ver el perfil completo. El nuevo personal se añade en Configuración → Personal y Departamentos.

Cronograma de personal

Vista Gantt horizontal de todas las asignaciones de personal durante la semana. Cada fila es un empleado; cada bloque, un evento. Haga clic en un bloque para abrir el Inspector.

Recursos

Muestra el inventario completo de equipos y salas. Los recursos pueden reservarse para eventos individuales. Los recursos totalmente asignados aparecen como no disponibles.

Informes

Estadísticas agregadas de finanzas y operaciones: gráficos de barras mensuales de ingresos y entradas (requieren conexión Tixly), desglose por tipo de evento y sala.

Configuración

Área de administración dividida en pestañas: Tipos de evento y estados, Espacios y salas, Personal y departamentos, Categorías de horario, Recursos, Precios, Contactos (con plantillas de correo), Factura, Instrucciones, Usuarios, Calendario, General, Legal.

Consejo: En General encontrará la configuración de la base de datos y el estado de sincronización en tiempo real.

Integraciones

Conecta Overture con sistemas externos: API de Overture (API REST integrada), Tixly (venta de entradas), Make (automatización). Use ↻ Comprobar todo para verificar todas las conexiones.

Tokens de API

Token de sincronización — acceso completo (uso interno).
Token de solo lectura — para terceros; las operaciones de escritura están bloqueadas.

Roles y permisos

Cada usuario tiene un rol con permisos configurables (ver/editar eventos, personal, recursos, contactos, facturas, informes, configuración). El rol Administrador siempre tiene acceso completo.

Overture Brukermanual

Overture er en produksjonsstyringsplattform for scenekunstlokaler. Denne manualen dekker alle sider, faner og arbeidsflyter i applikasjonen — samt skiftplanlegger-applikasjonen som kobles til. Bruk innholdsfortegnelsen til venstre for å hoppe direkte til ønsket avsnitt.

Oversikt

Overture er en enkeltsides webapplikasjon som samler arrangementsplanlegging, flerdagers produksjoner, personalplanlegging, ressurser, kontrakter, kontakter og økonomirapportering for et lokale. Alle data ligger i en MySQL-database og synkroniseres i sanntid på tvers av alle åpne nettleserfaner. Siden trenger aldri å lastes på nytt.

Viktige begreper:

Arrangement — en enkelt forestilling, prøve, rigg-inn eller annen aktivitet på en bestemt dato.
Produksjon — en flerdagers serie bestående av et masterarrangement (uten dato) og ett eller flere barnearrangementer (ett per dato).
Kontakt / Konto — en ekstern organisasjon eller person koblet til et arrangement.
Stab — internt personale som kan tilordnes arrangementer, organisert i avdelinger.
Ressurs — utstyr eller andre gjenstander som kan reserveres til et arrangement.
Catch — et lagret søk som filtrerer arrangementer, stab eller ressurser for ad hoc-rapporter.
Kontrakt — en generert PDF-avtale basert på en konfigurerbar mal, med valgfritt spørreskjema og digital signeringsflyt.

En egen Skiftplanlegger deler stab- og arrangementsdata med Overture og dokumenteres lenger ned i manualen.

Innlogging og brukere

Når du åpner Overture, velger du brukerkontoen din fra listen og skriver inn passordet. Hver bruker tilhører en rolle (f.eks. Admin, Produsent, Leser) som styrer hvilke sider og handlinger som er tilgjengelige.

Førstegangs passordbytte

Hvis en admin merker en konto med må bytte passord, blir brukeren tvunget til å sette et nytt passord før de kan bruke appen.

Online-indikator

Stabskort viser en liten grønn prikk i øvre høyre hjørne av avataren når en bruker koblet til det stabsmedlemmet er aktiv. Tilstedeværelse oppdateres hvert 30. sekund og slettes automatisk når nettleserfanen lukkes.

Forbli pålogget

Innloggingsskjermen har en avkrysningsboks Forbli pålogget på denne enheten. Når den er huket av, beholdes økten din selv om nettleseren lukkes, enheten startes på nytt eller (viktig på iOS) operativsystemet kaster ut PWA-en fra minnet. Når den ikke er huket av, utløper økten i det fanen lukkes — nyttig på delte maskiner.

Standard er på når Overture kjører som installert app (PWA) og av i en vanlig nettleser. Trykk Logg ut i profilmenyen når som helst for å fjerne den lagrede økten.

To-faktor-autentisering (2FA)

Overture støtter tidsbaserte engangskoder (TOTP) som fungerer med Google Authenticator, Authy, 1Password, Microsoft Authenticator og alle andre RFC 6238-kompatible apper. Når 2FA er aktivert, krever pålogging både passordet ditt og en sekssifret kode fra autentikatoren.

Slik aktiverer du 2FA på kontoen din:

Klikk på navnet/avataren din øverst til høyre for å åpne profilmodalen.
I seksjonen To-faktor-autentisering, klikk Aktiver 2-faktor-autentisering.
Trykk Åpne i autentikator på telefonen (autentikator-apper fanger opp lenken), eller kopier oppsettsnøkkelen manuelt inn i appen.
Skriv inn den første sekssifrede koden appen genererer i feltet og klikk Bekreft og aktiver.

Fra nå av vises et ekstra steg ved hver innlogging der du må skrive inn gjeldende kode.

For å deaktivere (kun ikke-admin-kontoer): åpne samme seksjon og klikk Deaktiver — du blir bedt om å skrive inn en gjeldende kode først.

Admin-kontoer må bruke 2FA. Admins blir tvunget til å aktivere 2FA ved første innlogging og kan ikke deaktivere det selv. Hvis en admin mister enheten sin, må en annen admin nullstille det for dem (se under).

Admin: nullstille en annen brukers 2FA

Hvis en bruker mister telefonen eller bytter til en ny, vil ikke kodene deres validere lenger. En hvilken som helst admin kan nullstille 2FA på en hvilken som helst konto:

Åpne Innstillinger → Brukere.
Finn brukeren i tabellen — en Nullstill 2FA-knapp dukker opp ved siden av Rediger når 2FA er aktivert.
Klikk og bekreft. Neste innlogging trenger bare passordet; brukeren kan registrere en ny autentikator-app fra profilmodalen etterpå.

Tips: Bare en Admin kan opprette eller slette brukerkontoer. Gå til Innstillinger → Brukere.

Mobilapp (PWA)

Overture er en Progressive Web App. Det er ingenting å laste ned fra en app-butikk — du installerer det levende nettstedet som en app direkte fra nettleseren. Den installerte appen får sitt eget ikon, kjører i et frittstående vindu uten nettleserkrom, og (på iOS) er den eneste måten å motta system-push-varsler på.

Installer på iPhone / iPad (Safari)

Åpne Overture i Safari (ikke Chrome — iOS tillater bare PWA-installasjon fra Safari).
Logg inn én gang så appen husker kontoen din.
Trykk på Del-knappen (firkanten med pilen som peker oppover) nederst på skjermen.
Bla i listen og trykk Legg til på Hjem-skjerm.
Bekreft navnet og trykk Legg til.

Et Overture-ikon ligger nå på Hjem-skjermen din. Åpne det derfra — ikke fra Safari — for å bruke den frittstående appen og for å aktivere push-varsler.

Installer på Android (Chrome / Edge)

Åpne Overture i Chrome eller Edge.
Du ser vanligvis et Installer app-banner nederst — trykk på det. Hvis du gikk glipp av det, åpne nettlesermenyen (⋮) og velg Installer app eller Legg til på Hjem-skjerm.

Installer på datamaskin (Chrome / Edge)

Åpne Overture i Chrome eller Edge.
Se etter installer-ikonet helt til høyre i adressefeltet (en liten skjerm med en pil ned).
Klikk og bekreft.

Oppdateringer

PWA-en oppdateres automatisk i bakgrunnen. Når en ny versjon er tilgjengelig, laster appen seg inn på nytt etter at de nye filene er lastet ned. Du kan bekrefte hvilken versjon du kjører ved å se på det lille versjonsmerket nederst til høyre i app-vinduet.

iOS treg til å oppdatere? Hvis du er sikker på at en ny versjon er deployet, men versjonsmerket fortsatt viser det gamle tallet, tving stenging av PWA-en fra iOS-appbytteren (sveip opp fra bunnen og hold, sveip deretter Overture-kortet opp) og åpne det igjen fra Hjem-skjermen. iOS cacher noen ganger appen aggressivt.

Sanntidssynkronisering

Overture poller databasen hvert 15. sekund og fletter inn endringer andre brukere (eller andre faner du selv har åpne) har gjort. Det finnes ingen "Lagre og last på nytt"-flyt — endringer flyter direkte. Et lite online-statusmerke i toppmenyen viser om sanntidssynkroniseringen er sunn.

Endringer i en annen fane dukker opp her ved neste poll.
Felt-nivå "dirty"-sporing beskytter det du skriver: så lenge et felt har ulagrede endringer, vil pollen ikke overskrive det.
Lokal-først-skriving — endringer lagres umiddelbart til lokal lagring, deretter til serveren. Hvis serveren kortvarig er utilgjengelig, settes arbeidet i kø og sendes når tilkoblingen er tilbake.
Klientportal-synkronisering på tvers av faner — når en klient leverer skjemaet i en annen fane, vises endringen her uten omlasting.

Catch-rapporter og andre "snapshot"-visninger kan oppdateres på forespørsel via en ↻ Kjør på nytt-knapp (se Catch nedenfor).

Navigasjon

Ikon-sidemenyen langs venstre kant inneholder lenker til alle hovedseksjoner. Klikk et ikon for å navigere; aktiv side er fremhevet. Varselbjellen ligger i toppmenyen — se Varsler.

Ikon	Side	Beskrivelse
⊞	Oversiktspanel	Kort sammendrag av gjeldende uke
📅	Kalender	Visuell uke-/måned-/listekalender med lokalefilter
👤	Kontakter	Klient- og partnerkontaktdatabase
📋	Arrangementer	Tabellarisk liste; støtter gruppering etter produksjon
👥	Stab	Stabskatalog med online-indikator
⏱	Tidslinje	Horisontal personalplanleggingsvisning (Gantt-stil)
🔧	Ressurser	Utstyrs- og rominventar
🕵	Catch	Lagrede søk for ad hoc-rapporter på tvers av appen
📊	Rapporter	Inntekts- og billettdiagrammer (Tixly-drevet)
⚡	Integrasjoner	Eksterne systemtilkoblinger (Tixly, Make, Drive, feeder)
⚙	Innstillinger	All konfigurasjon, inkludert kontraktmaler

Oversiktspanel

Oversiktspanelet gir et levende sammendrag for gjeldende uke:

Statistikkrad — arrangementer denne uken, bekreftede vs. foreløpige, billetter solgt, ukentlig og hittil i år-inntekt (krever Tixly-tilkobling).
Kommende arrangementer — neste arrangementer i gjeldende uke, datosortert.
Trenger oppmerksomhet — arrangementer som er kommende men foreløpige, mangler lokale, eller har gått over innleveringsfrist.
Stab i dag — alle ansatte tildelt dagens arrangementer med skifttider.
Lokalebelegg — søyle per lokale som viser hvor mye det er booket denne uken.
Topp-kontakter — kontaktene som oftest er koblet til arrangementer.
LIVE-merke — arrangementer som pågår nå (basert på systemtid) får et animert rødt LIVE-merke i Oversiktspanelet og Kalenderen.

Tips: Klikk på et arrangement i "Kommende arrangementer" for å åpne inspektøren.

Kalender

Kalenderen er hovedvisningen for å navigere arrangementer over tid. Tre visningsmodi finnes øverst til høyre:

Uke — sjukolonners rutenett mandag–søndag. Arrangementer vises som fargekodede blokker. Dra-og-slipp for å flytte mellom datoer.
Måned — tradisjonell månedskalender med arrangementstitler og status-prikker.
Liste — flat datosortert liste, egnet for utskrift.

Navigasjon

Bruk ‹ og › for å bla bakover/fremover; I dag hopper til gjeldende dato. En minikalender i sidekolonnen lar deg hoppe til en bestemt dato.

Lokalefilter

Den sammenleggbare lokalelisten til venstre (eller en rad piller, avhengig av layout) lar deg vise/skjule arrangementer per lokale. Hvert lokale har en farge som matcher kalenderblokkene.

Opprette et arrangement

Klikk en tom dagscelle eller + Nytt arrangement for å åpne produksjonsveiviseren. Fyll inn tittel, type, status, lokale, dato og valgfrie kontakter; veiviseren støtter både enkeltdags-arrangementer og flerdagers produksjoner (master + autogenererte barn).

Dra-og-slipp og konfliktdeteksjon

Dra ethvert arrangement til ny dato/tid. Hvis flyttingen kolliderer med en annen booking i samme rom, får du en advarsel og kan velge å overstyre (f.eks. for tilsiktet rigg-inn under et annet arrangements vindu). Konflikter mellom arrangementer i samme rom markeres rødt overalt.

Gjentakende og flerdagers arrangementer

Gjentakelser kan defineres ved opprettelse. Flerdagers produksjoner (se Produksjoner) dekker en kontinuerlig serie datoer og propagerer mastermetadata til hver barnedato.

Stengte dager

Egendefinerte stengte dager (per lokale eller hele organisasjonen) og bankhelligdager vises visuelt i kalenderen og hindrer utilsiktede bookinger.

Tips: Fargekoding følger arrangementstype-paletten i Innstillinger → Arrangementtyper. Endring av et typenavn migrerer automatisk alle arrangementer som bruker den — ingen manuell oppdatering nødvendig.

Arrangementer (listevisning)

Viser alle arrangementer i en sorterbar, filtrerbar tabell. Kolonner inkluderer tittel, lokale, type, status, dato, billetter solgt og inntekt. Flerdagers produksjoner brettes inn til utvidbare grupper, slik at en 5-dagers serie vises én gang med pil for å utvide barnedatoer.

Søkefelt filtrerer på tittel, kontaktnavn eller produksjon.
Filtre avgrenser etter status, type, sjanger, datointervall og produksjonsrolle (master / barn / frittstående).
Sorterbare kolonner — klikk en kolonneoverskrift.
Bulk-redigering — velg flere arrangementer og oppdater fellesfelter (status, type, sjanger, notater) i én operasjon.
Produksjon-drift-deteksjon — hvis barn av samme produksjon er uenige om type/sjanger/status, framheves uoverensstemmelsen (også synlig i Catch Konflikter).

Klikk på en rad for å åpne arrangement-inspektøren.

Arrangement-inspektør

Inspektøren er det sentrale redigeringspanelet for ett arrangement. Den åpnes når du klikker et arrangement i Kalenderen, Arrangementlisten eller Oversiktspanelet. Topplinjen viser navn, lokale, dato/tid, produsent, statusmerke og typemerke. Hvis arrangementet hører til en produksjon, vises produksjonsnavnet og forrige/neste-dato-piler øverst.

Inspektøren er delt inn i faner (synlighet avhenger av rettigheter):

📋 Info-fane

Kjernedata for arrangementet:

Felt	Beskrivelse
Tittel	Navnet som vises på kalenderen
Type	Kategori (Konsert, Teater, Konferanse, …) — styrer fargekoding
Status	Bookingstatus (Foreløpig, Bekreftet, Avlyst, …)
Sjanger	Underkategori brukt av Catch og rapporter
Lokale	Rommet der arrangementet finner sted
Dato / Dag	Konkret dato, eller gjentakende ukedag hvis dato ikke er satt
Tid / Bookingvindu	Forestillingsstart, pluss bredere bookingvindu (rigg-inn til rigg-ut)
Produsent	Internt stabsmedlem som har ansvar for arrangementet
Produksjon	Kobler arrangementet til en flerdagers produksjon (master/barn)
Kapasitet	Total kapasitet; styrer solgt-prosent
Solgt / Inntekt	Billettsalg (synkroniseres fra Tixly når tilkoblet)
Prisgruppe	Kobling til prismal fra Innstillinger → Priser
Klientkontakter	Én eller flere kontakter; søkbart, multi-valg
Arrangør / Konto	Promotor eller organisasjon som booker arrangementet
Notater	Fri tekst, internt notat

Endringer lagres automatisk når du forlater feltet eller navigerer videre.

🏛 Rom-fane

Lister rommene tildelt dette arrangementet. Du kan legge til/fjerne rom, sette per-rom brukstider og merke om hvert rom er inkludert i leien. Konflikter med andre arrangementer i samme rom markeres rødt.

⏱ Timeplan-fane

Tidssortert liste med dagens kjøreplan — rigg-inn, lydsjekk, dørene åpner, forestilling, forestillingsslutt, rigg-ut, osv. Hvert punkt har kategori, etikett og tid, og sorteres automatisk.

Kategorier kan ha spesielle flagg (konfigureres i Innstillinger → Timeplan):

Forestillingsstart / -slutt-merker (brukes i billettlogikk og rapporter).
Leiestart / Leieslutt-merker — definerer fakturerbart leievindu. Kontraktbyggerens Leieplan-spørsmål leser fra disse og kan skrive til dem.
Vakt-merker per avdeling — når en avdelings "på vakt"-element er på timeplanen, arver stab i avdelingen tidene automatisk.

👥 Stab-fane

Viser alle stabstildelinger for arrangementet. Hver rad viser stabsmedlemmets navn, rolle, bookingvindu (kontraktet på lokalet) og faktisk skiftvindu (jobbtid).

Legg til plassholderroller for å planlegge stillinger før konkrete personer er bekreftet; bytt en plassholder med en reell person når som helst.
Per-tildeling flerdagsmodus (denne datoen / alle produksjonsdatoer / velg datoer) effektiviserer fylling av lange serier.
Innebygd varsle-komposisjonsboks og "varsle alle" sender skiftvarsler.
Avdelingens dekningshull synliggjøres i Catch Dagdekning.

🔧 Ressurser-fane

Lister utstyr og andre ressurser reservert til arrangementet. Legg til ressurser fra inventaret med + Legg til ressurs og søk etter navn. Hver post viser antall, notater, tilstand og returstatus. Systemet advarer hvis en ressurs er over-allokert på tvers av overlappende arrangementer.

📝 Instruksjoner-fane (Produksjon)

Tilpassbare per-arrangement instruksjonsfelt — Lys, Lyd, FOH, Markedsføring, Inspisient, samt egendefinerte felter du har lagt til i Innstillinger → Instruksjoner. Tre felttyper støttes:

Flerlinjers tekst for paragrafstil-instruksjoner.
Enkeltlinje for korte verdier som "Pinkode", "Wi-Fi-passord", "Døråpning".
Ja/Nei for sjekklisteelementer.

Hver lagret verdi har en revisjonslinje ("lagret av … den …"). Verdier skrevet av et kontrakt-spørreskjema viser et turkis 📩 fra kontrakt-merke, slik at du raskt ser hvilke instruksjoner som kommer fra en generert avtale (og kan bli overskrevet hvis kontrakten regenereres).

"Klistremerke"-felter (line-typen) kan promoteres til inspektør-toppen så kritisk info — døråpning, dresskode — alltid er synlig.

📎 Filer-fane

Vedlegg dokumenter, bilder, ridere og andre filer. Klikk + Legg ved for å laste opp. Hver post viser filnavn, type og opplastingsdato, med last ned / forhåndsvis / fjern-handlinger. Valgfri Google Drive-integrasjon oppretter automatisk en mappe per arrangement; lenken vises på Produksjon-fanen.

✓ Oppgaver-fane

Arrangementsspesifikk gjøremålsliste. Oppgaver har beskrivelse, valgfri frist og valgfri tildelt person (et stabsmedlem). Fullførte oppgaver krysser grønt; forfalte oppgaver blir røde. Åpne oppgaver bidrar til Oversiktspanelets "Trenger oppmerksomhet" og Catch Har åpne oppgaver-filteret.

💰 Faktura-fane

Synlig kun for brukere med invoice_view. Viser prisposter basert på arrangementets prisgruppe, med totaler og MVA-beregning. Linjer kan redigeres og egendefinerte linjer legges til. Fakturaen eksporteres til PDF med overskrift, logo og bunntekst fra Innstillinger → Faktura.

📬 Innleveringer-fane

Administrerer den eksterne klientportalen — en egen URL du sender til en klient så de kan oppgi tekniske og produksjonsmessige detaljer. Fra denne fanen kan du:

Generere en unik portal-URL og tilgangskode.
Sette en innleveringsfrist.
Sende lenken på e-post direkte fra Overture (se Klientportal).
Gjennomgå det klienten har sendt inn; nye innleveringer utløser et varsel til produsenten.
Bytte skjemamal per arrangement hvis standardmalen ikke passer.

📄 Kontrakter-fane

Lister hver kontrakt generert for dette arrangementet. Hver rad viser status (utkast / sendt / signert), opprettelsesdato, hvem som signerte og når. Handlinger per kontrakt:

Forhåndsvis / Skriv ut PDF — åpner den rendrede kontrakten.
Send for signering — admin signerer først, så sendes en unik signeringslenke til klienten.
Status-sporing — når klienten signerer, utløses et varsel og inspektøren reflekterer ny tilstand.

Klikk + Ny kontrakt for å starte kontraktveiviseren — velger mal, går gjennom eventuelt spørreskjema, lar deg gjennomgå sammensatt brødtekst, og genererer PDF.

🕘 Historikk-fane

Kronologisk logg over alle endringer på arrangementet — hvem endret hva og når. Oppføringer registreres automatisk hver gang en endring lagres, inkludert kontraktsignaturer, statusoverganger og portalinnleveringer.

Produksjoner (flerdagers)

En produksjon er en serie relaterte arrangementer som deler én identitet. Eksempler: en 5-kvelds teaterserie, en flerdagers konferanse, et turnéforestilling som okkuperer lokalet i to uker.

Master- og barnearrangementer

Hver produksjon har ett masterarrangement (uten konkret dato — representerer hele serien) og ett barnearrangement per dato. Endring på masteren kan propagere felter som type, status, arrangør eller sjanger ned til alle barn. Endringer på et barn påvirker bare den datoen.

Hvor flerdagers status spiller inn

Catch sorterer arrangementer kronologisk og behandler en master uten egen dato som om den finner sted på den tidligste barnedatoen, slik at produksjonen holdes gruppert med datoene sine.
Kontrakter kan avgrenses til "hele produksjonen" (lagret på masteren) eller "bare denne dagen" (lagret på barnet) — se Kontraktveiviser-omfang.
Leieplan i en kontrakt får én rad per barnedato, med en "samme tider hver dag"-bryter for ensartede serier.
Rapporter kan brytes ned per produksjon for full run-of-show-analyse.

Kontakter

Kontaktsiden er CRM-et — en søkbar database over organisasjoner og enkeltpersoner du jobber med. Hvert kontaktkort viser navn, selskap, e-post, telefon og fargekodet initial-avatar.

Opprette en kontakt

Klikk + Ny kontakt, fyll ut skjemaet, lagre. Tilgjengelige felter konfigureres i Innstillinger → Kontakter.

Vise en kontakt

Klikk et kort for å åpne sidepanelet med alle utfylte felter (Kontaktdetaljer, Selskap, Adresse, Sosialt, Egendefinert).

Koble kontakter til arrangementer

Kontakter kobles fra Info-fanen i inspektøren. Flere kontakter per arrangement støttes, og første kontakt regnes som den "primære" klienten for kontrakt-flettetagger og e-poster.

Bulkimport

Knappen ⬆ Importer aksepterer en JSON- eller CSV-fil og guider deg gjennom feltmapping — nyttig ved migrering fra et annet system.

Stab

Lister alle interne ansatte som kort: navn, rolle, avdeling, e-post, telefon. En grønn prikk i avatarens øvre høyre hjørne indikerer at personen er online i Overture. Klikk et kort for å åpne stabspanelet med alle detaljer og skifthistorikk.

Ny stab legges til i Innstillinger → Stab og avdelinger. Hvert stabsmedlem kan kobles til en brukerkonto slik at rettigheter og online-status henger sammen automatisk.

Stabs-tidslinje

En horisontal Gantt-stil-visning av alle stabstildelinger gjennom uken. Hver rad er et stabsmedlem; hver blokk er et arrangement de er booket til. Bruk uke-piler for å bla forover/bakover; klikk en blokk for å åpne arrangement-inspektøren.

Avdelingsfilter-piller øverst lar deg fokusere på ett team. Godkjente fravær og skiftendringsforespørsler fra Skiftplanleggeren vises inline så du kan planlegge rundt dem.

Ressurser

Hele utstyrs- og rominventaret. Hver ressurs har navn, kategori, antall, tilstand og (valgfritt) en serviceloggsom sporer når den sist ble inspisert eller reparert. En ressurs som er fullt allokert for en dato vises som utilgjengelig på kortet sitt.

Ressurser reserveres per arrangement fra Ressurser-fanen i inspektøren. Over-allokeringer på tvers av overlappende arrangementer blir oppdaget og synliggjøres som Catch Konflikter.

Rapporter

Aggregert analyse på tvers av lokalet:

Inntekt — månedlig stolpediagram over bruttoinntekt fra Tixly.
Billetter — månedlig billettsalg.
Kapasitet / belegg per lokale.
Timer per avdeling eller individ, eksporterbart for lønn.
Produksjonssammendrag — konsolidert inntekt og oppmøte for en flerdagers serie.

Merk: Inntekts- og billettverdier fylles ut først når en Tixly-integrasjon er tilkoblet og synkronisert.

Catch (lagrede søk)

Catch lar deg bygge, lagre og kjøre filtrerte søk på tvers av arrangementer, stab, ressurser, vedlegg og instruksjoner. Hver lagret catch vises i venstre liste; klikk en for å kjøre den og se resultatet i høyre rute.

Emner

Velg hva du filtrerer — hvert emne eksponerer relevante filtre:

Emne	Hva det returnerer
Arrangementer	Arrangementer som matcher sjanger, type, status, datointervall, arrangør, kapasitet %, manglende stab, kontraktstatus, ukedag, osv.
Dagdekning	Dager der skift finnes uten arrangementer, arrangementer uten bekreftet stab, ledige lokaler, helt tomme dager
Konflikter	Dobbelt-bookede staber, over-allokerte ressurser, lokalekonflikter, produksjonsdrift
Ressursbruk	Når og hvor en ressurs brukes; støtter flytdiagram-visning
Lokalebookinger	Dager et lokale er booket, valgfritt avgrenset etter arrangementstype eller prisgruppe
Stabstildelinger	Hvem er allokert til hva og når, etter avdeling eller individ
Ressurser	Ressurskatalog filtrert etter gruppe, manualer, servicelogg, bruk
Vedlegg	Søk i opplastede manualer og arrangementsdokumenter
Instruksjoner	Bla gjennom instruksjonstekst på tvers av arrangementer, valgfritt som kolonner per felt

Kjør på nytt, oppdater og "sluppet"-tidsstempel

Et generert catch er et øyeblikksbilde. Toppen viser når søket sist ble "sluppet" (kjørt) og en ↻ Kjør på nytt-knapp. Kjør på nytt henter ferskeste data (tvinger en server-poll, så leser fra lokal lagring) og evaluerer søket på nytt. En toast viser hvordan resultatet endret seg: +3 rader, −2 rader, ~5 endret (cellen endret innhold), eller ingen endring.

Datosortering og flerdagers arrangementer

Resultater for arrangement-emnet sorteres kronologisk. En flerdagers produksjonsmaster (uten egen dato) plasseres på sin tidligste barnedato slik at produksjonen holder seg gruppert med datoene sine i stedet for å havne nederst.

Eksport og utskrift

Hvert catch kan eksporteres som CSV eller skrives ut/lagres som PDF via knappene i resultatets topplinje.

Stale-filter-bevissthet

Hvis du endrer navn på en arrangementstype eller sjanger, migreres alle eksisterende arrangementer automatisk til den nye iden, og alle catches som filtrerer på den iden oppdateres transparent. Hvis du i stedet sletter og oppretter typen på nytt, må du kanskje velge den nye verdien én gang i catch-byggeren.

Varsler

Bjelle i appen

Bjelle-ikonet i toppmenyen viser antall uleste varsler. Klikk det for å åpne nedtrekkspanelet. Varsler dekker:

Kontrakt signert — utløses når en klient signerer en kontrakt du har sendt.
Innlevering mottatt — utløses når en klient leverer portalskjemaet for et arrangement du produserer.
Skift tildelt / fjernet — utløses når en stabs allokeringer endres.
Skiftendringsforespørsler — utløses for ledere når stab ber om bytte.
Oppgave tildelt deg — utløses når en oppgave i et arrangement blir tildelt.
Chat-omtale — utløses når noen @-omtaler deg, rollen din eller avdelingen din i produksjonschatten.

Varsler dedupliseres på tvers av faner, så samme hendelse utløser ikke to varsler. Lest-status synkroniseres via databasen — fjerning på én enhet fjerner alle steder.

Push-varsler (på systemnivå)

De samme hendelsene kan også komme som native iOS / Android / desktop-varsler, selv når Overture er lukket. Dette er opt-in per enhet — hver telefon, nettbrett eller nettleser du logger inn på må aktiveres separat.

Slik aktiverer du på enheten din:

(Kun iOS) Installer Overture som PWA først — se Mobilapp (PWA). iOS tillater ikke push-varsler fra en vanlig nettleserfane; installasjon på Hjem-skjermen er obligatorisk.
Åpne Overture og klikk på navnet/avataren øverst til høyre for å åpne profilmodalen.
I seksjonen Push-varsler, klikk Aktiver push-varsler.
Tillat tillatelsesforespørselen som operativsystemet / nettleseren viser.

Statusen endres til ✓ Aktivert på denne enheten. For å slå det av senere, klikk Deaktiver i samme seksjon.

Per enhet, per konto. Aktivering av push på iPhonen din aktiverer det ikke på laptopen din, og omvendt. Hvis du logger inn som en annen bruker på samme enhet, må du aktivere push for den kontoen også.

Klikk på varsel — direkte til riktig sted

Når du trykker på et system-push-varsel (eller klikker på et varsel i bjellepanelet) tas du rett til relevant sted i stedet for landingssiden:

Oppgave tildelt → åpner arrangementinspektøren på Oppgaver-fanen.
Chat-omtale → åpner inspektøren på Produksjon-fanen der chat-panelet ligger.
Kontrakt signert / usignert → åpner arrangementets Kontrakter-fane.
Innlevering mottatt → åpner arrangementets Innleveringer-fane.
Timeplan-merke → åpner arrangementets Timeplan-fane.
Skiftbytte godkjent / avslått → hopper til stabs-tidslinjen på riktig dag.
Timelisteforespørsel → åpner timeliste-modalen direkte.

Hvis appen er lukket når du trykker, åpnes den, logger deg inn (eller viser innloggingsskjermen hvis økten har utløpt) og ruter etter at data er ferdig lastet. Direktekoblingen overlever også 2FA-steget — fullfør koden og du lander på riktig sted.

Klientportal

Klientportalen er en offentlig, innloggingsfri side der en kontakt fyller inn tekniske og produksjonsmessige detaljer for arrangementet. Fra inspektørens Innleveringer-fane genererer du en unik URL og tilgangskode og sender den på e-post.

Hva klienten ser

Portalsiden er merket med organisasjonsnavnet og arrangementets tittel og lokale.
Skjemafelter konfigureres per mal (tekst, valg, dato, tid, filopplasting, ja/nei, osv.).
Bekreftelses-e-post sendes ved innlevering; produsenten får et varsel i Overture.

E-postkomposisjon

Klikk Send på e-post for å åpne komposisjonen, ferdigutfylt fra e-postmalen (Innstillinger → Kontakter → E-postmaler). Du kan velge en kontakt på arrangementet eller skrive en adresse manuelt. Variabler som løses automatisk inkluderer:

Variabel	Erstattet med
`{{first_name}}`	Mottakerens fornavn
`{{event_title}}`	Arrangementets tittel
`{{portal_url}}`	Innleveringsportalens URL
`{{access_code}}`	Portalens tilgangskode
`{{deadline_line}}`	Forhåndsformatert fristlinje (tom hvis ingen frist)
`{{org_name}}`	Organisasjonsnavn
`{{producer_name}}`	Arrangementets produsent

To sendemoduser: Åpne i e-postprogrammet (gir et utkast til lokal e-postklient) eller Kopier til utklippstavlen.

Kontraktbygger

Overtures kontraktbygger gjør en mal pluss noen veiviser-svar om til en polert, signérbar PDF — og kan skrive svarene tilbake inn i arrangementet så driftsteam ser dem automatisk. Systemet har tre lag: Maler og spørsmål (konfigureres én gang), Genereringsveiviseren (brukes per kontrakt), og Digital signering (admin → klient-signaturflyt).

Maler og spørsmål

Maler ligger under Innstillinger → Faktura / Kontrakt. Hver mal har:

Navn og signatur-etikett — f.eks. "Standardleie" / "Leietakers signatur".
Logoposisjon og kontraktstittel.
Brødtekst — fritt A4-redigeringsfelt med enkel markdown (## Overskrift, **fet, --- for skillelinje).
Flettetagger — klikk hvilken som helst turkis brikke i høyre felt for å kopiere til utklippstavlen. Tagger løses ved generering: {{Event Title}}, {{Date}}, {{Venue}}, {{Contact}}, {{Account}}, osv.
Spørsmål — et valgfritt spørreskjema som kjører i veiviseren og setter inn svar ved {{section: id}}-anker i brødteksten.

Spørsmålstyper

Type	Veiviser-kontroll	Hva som havner i kontrakten
`yes_no_snippet`	Avkrysningsboks + redigerbar tekstbit	Tekstbiten (kun hvis avkrysset)
`text`	Fri tekstboks	Det brukeren skriver (kun hvis ikke tom)
`select_with_snippet`	Nedtrekksliste + redigerbar tekstbit	Den valgte opsjonens tekstbit
`venue_terms_select`	Lokale-velger + redigerbar tekstbit	Det valgte lokalets Kontraktsvilkår, med lokalets navn som overskrift
`rental_schedule`	Per-dato Start- / Slutt-tidsvelgere + total	Auto-formattert leievinduyl-blokk; se Leieplan

Seksjonsanker

Plasser {{section: id}}-anker hvor som helst i brødteksten for å markere hvor hvert spørsmåls tekstbit skal lande. Hvert spørsmål har en ⤵ Sett inn anker-knapp som plasserer ankret ved markøren. Anker uten svar kollapser til ingenting — inkludert linjen de satt på, hvis den bare inneholdt ankret.

Overskrift-prefiks

Som standard får hver besvart seksjon en automatisk ## SpørsmålsEtikett-overskrift (gjengis som fet seksjonsoverskrift i PDF-en). Per-spørsmål-avkrysning "Vis spørsmålsetikett som seksjonsoverskrift i kontrakten" slår av dette der du vil at en tekstbit skal flyte inline. Typen venue_terms_select bruker det valgte lokalets navn som overskrift i stedet for spørsmålsetiketten.

Tilbakeflyt til arrangementsfelt

Hvert spørsmål kan sende svaret tilbake inn i et instruksjonsfelt på arrangementet ("Send svar til arrangementsfelt"-nedtrekksliste). To moduser:

Erstatt — overskriver feltet ved Generer; hvis feltet allerede har annet innhold, ber veiviseren om bekreftelse.
Legg til — legger til en blank linje etterfulgt av svartekst. Alltid stille.

Felter skrevet på denne måten viser et 📩 fra kontrakt-merke i inspektøren så du vet at verdien kan regenereres.

Genereringsveiviser

Fra inspektørens Kontrakter-fane, klikk + Ny kontrakt. Veiviserens steg tilpasser seg det som er tilgjengelig:

Velg mal (hoppes over hvis bare én finnes).
Besvar spørsmål (hoppes over hvis valgt mal ikke har spørsmål).
Gjennomgå og generer — A4-forhåndsvisning med brødteksten ferdig sammensatt (flettetagger løst, seksjoner fylt). Rediger fritt om nødvendig; klikk Generer PDF.

Flerdagers produksjonsomfang

Hvis du åpner veiviseren fra et barn av en flerdagers produksjon, viser et banner øverst:

Dette er dag 2 av 5 i Produksjonsnavn. [📋 Hele produksjonen (5 dager)] [📄 Bare 2026-05-06]

Hele produksjonen — bruker masterarrangementet for flettetagger; kontrakten lagres på masteren; rental_schedule viser én rad per barnedato.
Bare denne dagen — bruker barnet du er på; kontrakten lagres på barnet; rental_schedule viser én rad.

Bytter du omfang midt i veiviseren, beholdes fritekst-svar men rental_schedule-svar nullstilles (datosettet har endret seg).

Frosne svar

Veiviserens svar (og eventuelle redigeringer av tekstbiter på stedet) lagres på kontraktposten sammen med den sammensatte brødteksten. Å åpne en generert kontrakt på nytt gjengir alltid det som ble generert, selv om maler eller lokalevilkår endres senere.

Leieplan

Spørsmålstypen rental_schedule spør etter Start- og Slutt-tid per dato. Den integrerer begge veier med Timeplan-fanen:

Forhåndsutfylling

Hvis timeplanselementer flagget Leiestart / Leieslutt finnes, fylles tidene inn (mest presist; behandles som autoritativt).
Ellers fylles de tidligste og seneste timeplantidene inn (dekker det vanlige Rigg-inn … Rigg-ut-vinduet).
Hvis ingen timeplanselementer finnes, er feltene tomme.

Flerdagers input

For et flerdagers produksjonsomfang viser veiviseren én rad per barnedato. Avkrysningsboksen Bruk samme tider hver dag (på som standard) lar deg fylle inn én gang og bruke for hver dato; fjern krysset for per-dag-overstyring. En levende Total viser sum timer; nattevinduer (slutt før start) detekteres og merkes.

Auto-generert tekstbit

Enkeltdag → én linje: Leievindu: 2026-05-10, 09:00–23:00 (14 t).

Flerdagers → punktliste med totaler:

• 2026-05-10  09:00–23:00  (14 t)
• 2026-05-11  09:00–23:00  (14 t)
• 2026-05-12  10:00–02:00  (16 t, natt)
Total: 44 t.

Tilbakeflyt til timeplan

Veiviseren tilbyr en avkrysning "Skyv disse tidene inn i arrangementets timeplan ved Generer". Når aktivert (på som standard hvis ingen leie-merker fantes), får hvert berørt arrangement Leiestart / Leieslutt-elementer i timeplanen — eksisterende merker oppdateres på stedet, manglende legges til. En toast bekrefter hvor mange arrangementer som ble berørt.

Digital signering

Signering av en kontrakt har to faser:

Admin signerer og sender — når du klikker Send for signering, åpnes et signaturlerret. Tegn signaturen din, skriv fullt navn og bekreft. Signaturen din innebygges i PDF-en.
Klient-signeringslenke — Overture genererer en unik URL og sender den på e-post til kontakten. Klienten kan signere fra hvilken som helst enhet — siden er mobilvennlig og innloggingsfri.

Når klienten signerer, utløser Overture et Kontrakt signert-varsel til produsenten, kontraktens status flyttes til signert, og inspektørens kontraktrad oppdateres med signererens navn og tidspunkt. En medsignert PDF kan nå lastes ned.

Deduplisert på tvers av faner og innlastinger: en gitt signaturhendelse utløser bare ett varsel, selv om pollen fanger den flere ganger.

Kalenderfeeder

Kalenderfeeder er skrivebeskyttede iCal-abonnementer du publiserer for stab eller eksterne partnere. De ligger i Innstillinger → Kalenderfeeder. Hver feed har en etikett, en token-basert URL og et lokalefilter (ett eller flere lokaler). Abonnenter kan lime URL-en inn i Apple Kalender, Google Calendar, Outlook, osv.

Per-lokale-feeder — del bare bestemte rom med en partner.
Token-basert tilgang — feeder kan tilbakekalles umiddelbart uten å endre andre URL-er.
Sist åpnet-tidsstempel på hver feed viser om noen faktisk abonnerer.
Live oppdateringer — innholdet i feeden oppdateres ved hver kalender-app-oppfriskning; ingen manuell republisering nødvendig.

Lokale-info-modalen (klikkbar i kalenderoverskriften osv.) viser en "Aktive feeder for dette lokalet"-liste, så ikke-admin-brukere kan abonnere uten å gå inn i innstillinger — admin styrer fortsatt opprettelse og tilbakekalling.

Innstillinger

Administrasjonsområdet, delt inn i faner. Tilatelsen settings_view kreves for å åpne siden; settings_edit for å gjøre endringer.

Arrangementtyper og statuser

Legg til, endre navn, omorganiser og fargekode arrangementtyper og statuser. Endring av navn på en type eller status auto-migrerer alle arrangementer som bruker den, og oppdaterer alle lagrede catches som filtrerer på den — ingen forlatte ider igjen. En sammenslåing-bekreftelse tilbys hvis den nye iden kolliderer med en eksisterende (nyttig for å rydde opp i "Concert" + "Konsert"-duplikater).

Statuser har også en semantisk rolle (bekreftet / foreløpig / opsjon / avlyst) så Overture forstår betydningen av et egendefinert statusnavn i rapporter og konfliktsjekker.

Sjangre

Definer sjangre for arrangementer (Pop / Rock, Jazz, Klassisk, Folk, osv.) med egendefinerte farger. Sjangre brukes i kalenderens valgfrie sjangerfilter og i Catch-sjanger-filteret. Samme auto-migrering ved omdøping.

Rom og lokaler

Definer hvert fysiske rom på lokalet ditt. Hvert rom har:

Navn, farge, kapasitet, kortkode.
Romgruppe — lokaler som deler en gruppe kan ikke ha overlappende arrangementer.
Info Card-innhold: tekniske spesifikasjoner, bilder, konfigurasjoner (teater / kabaret / stå), opplastede dokumenter, brann og evakueringsnotater.
Kontraktsvilkår-felt — standardtekst som settes inn i leiekontrakter som velger dette lokalet (brukes av venue_terms_select-spørsmålstypen).

Timeplan-kategorier

Konfigurer kategoriene brukt i Timeplan-fanen. Hver kategori har en farge og valgfrie flagg: Forestillingsstart / -slutt, Leiestart / -slutt, samt vakt-merker per avdeling. Egendefinerte flagg lar kontrakt-leieplanen auto-detektere fakturerbare vinduer.

Avdelinger og vakt-merke-sett

Avdelinger grupperer staben din. Hver avdeling kan ha et vakt-merke-sett knyttet til bestemte timeplan-kategorier — når disse kategoriene vises på et arrangements timeplan, arver stab i avdelingen tidene automatisk.

Ressurser og ressursgrupper

Administrer hele ressurskatalogen. Ressurser kan grupperes (Lyd, Lys, Møbler, osv.) for enklere filtrering, og hver har antall, tilstand, valgfri manual / bilde og en servicelogg.

Priser

Opprett prisgrupper (maler) bestående av linjeposter med enhetspris, MVA og antall. En prisgruppe kan kobles til en arrangementkategori så den brukes automatisk, og trekkes inn i fakturaer og kontrakter.

Kontakter

Konfigurer hvilke felter som vises på kontaktposter. Innebygde felter (navn, selskap, e-post, telefon, adresse) kan aktiveres / deaktiveres / omorganiseres, og du kan legge til egendefinerte felter.

E-postmaler

Gjenbrukbare e-postmaler (emne + brødtekst) med {{variabel}}-plassholdere. Brukes av portal-e-postkomposisjonen; kan nullstilles til standard.

Faktura og kontrakt

Faktura-innstillinger (organisasjonsnavn, adresse, MVA-nummer, logo, betalingsbetingelser, bunntekst) brukes for faktura-PDF-generering. Kontraktmal-området ligger her også — se Kontraktbygger for full funksjonalitet.

Innleveringer (portal-maler)

Konfigurer standardskjemaet alle nye arrangementer arver, samt eventuelle per-arrangement-overstyringer. Skjemafelter støtter tekst, valg, dato, tid, filopplasting og ja/nei-input, med betinget vis/skjul-regler.

Instruksjoner

Definer egendefinerte felter som vises i Instruksjoner-fanen til hvert arrangement. Tre felttyper: flerlinjers tekst, enkeltlinje, ja/nei. Hvert felt kan promoteres som "klistremerke" (oppsummerings-brikke i inspektør-toppen).

Brukere

Opprett brukerkontoer, tildel rolle til hver, og koble til en stabspost slik at tilstedeværelse og skift henger sammen. Tving førstegangs passordbytte, nullstill passord eller tilbakekall brukere herfra.

Kalender

Standard visning (uke / måned / liste), første ukedag og visuelle preferanser for kalenderen.

Kalenderfeeder

Administrer iCal-abonnementsfeeder — se Kalenderfeeder.

Generelt

Databasetilkobling (vert, bruker, passord, navn), synkroniseringstoken, organisasjonsnavn. DB-statusmerket viser om sanntidssynkronisering er aktiv.

Juridisk

Personvernerklæring og bruksvilkår vist til klienter i portalbunnteksten.

Integrasjoner

Integrasjoner-siden viser alle eksterne systemer Overture kan koble til. Hvert kort har et statusmerke, sist-testet-tid og en ⚙ Konfigurer-handling.

Overture API (innebygd)

Det innebygde REST-API-et er dokumentert under REST API nedenfor. To tokens styrer tilgang:

Synkroniseringstoken — full lese/skrive. Brukes internt; hold privat.
Skrivebeskyttet token — del med tredjeparter som bare trenger å lese.

Tixly

Kobler til Tixly billettplattformen for å synkronisere billettsalg og inntekt inn i arrangementer. Konfigurer Tixly-endepunkt og -nøkkel. Når tilkoblet fylles Oversiktspanelets inntektsrad og Rapporter-diagrammene automatisk.

Make (Integromat)

Innkommende og utgående webhooks for egendefinerte automatiseringer — Slack-varsler når et arrangement blir bekreftet, Google Calendar-speiling, osv. Kart JSON-payloads til Overture-felter per retning.

Google Drive

OAuth-koble Drive for å auto-opprette en mappe per arrangement til fillagring. Mappens URL vises som arrangementets Drive-lenke; stab bruker den via Produksjon-fanen.

Kalenderfeeder

iCal-abonnementsfeeder — se Kalenderfeeder.

Tips: ↻ Sjekk alle tester alle integrasjoner i ett klikk og oppdaterer statusmerkene.

Skiftplanlegger

Skiftplanleggeren er en applikasjon som følger Overture, med fokus på time-basert stabsplanlegging, fraværsporing, timebank-balanser, validering mot arbeidsregler, og lønnseksport. Den deler brukerkontoer og stabsposter med Overture, og leser arrangementer fra samme database — så et skift-utkast henter alltid de ferskeste arrangementene automatisk.

Sidemenyen inneholder: Uke, Ansatte, Fravær, Timebank, Kontrakter, Importer ICS, Timerapport, Avvik, Innstillinger.

Ukevisning

Hovedrutenettet: rader med ansatte (gruppert etter avdeling), kolonner med ukedager. Hver celle viser skift for den ansatte/dagen som fargede piller (start–slutt, valgfri "OT"-merke for overtid, status-indikator).

I dag-kolonnen er fremhevet i turkis; helger i rosa.
Sticky overskrift og venstre kolonne blir værende synlige under rulling.
Arrangementsrad øverst i rutenettet lister alle arrangementer for uken (fargeprikker etter lokale) så du kan dra et arrangement til en stabscelle for å auto-opprette et skift.
Avdelingsfilter-piller skjuler/viser hele team.
Komprimert visning-bryter reduserer kolonnebredden for tette uker.

Skift og fravær

Opprett et skift ved å klikke en celle eller dra et arrangement til den. Rediger skift inline — start, slutt, rolle, notater, status. Dra for å flytte et skift til annen ansatt eller dag. Flerdagers arrangementer oppretter flerdagers skiftsett i én slipp.

Skiftendringsforespørsler

Stab (via Overtures hovedportal eller Skiftplanleggerens selvbetjening) kan be om bytte: "kan du flytte meg til 10:00–18:00?". Ventende forespørsler vises som banner øverst i ukevisningen. Ledere godtar eller avslår hver. Godtatte skift vises med oransje stiplet kantlinje og en GODTATT-merke pluss kategori (overtid / staggered / annet).

Fravær

Fravær-fanen er en månedsvisning av ferie, sykedager, ulønnet tid, osv. Godkjente fravær vises inline på ukerutenettet så du kan planlegge dekning rundt dem. Noen fraværstyper (f.eks. syk) hopper over godkjenningsflyten.

Timebank

Sporer hvert stabsmedlems overtid- / komptid-balanse. Konfigurerbare terskler (f.eks. etter 40 t/uke → 1,5×) og valg mellom betalt overtid eller bankede komptid.

Validering

Validering-siden rapporterer skiftkonfigurasjoner som bryter arbeidsregler (maks timer/uke, min hvile mellom skift, kontraktet utilgjengelighet, osv.). Hvert avvik viser alvorlighetsgrad (advarsel / feil) og lenker tilbake til det aktuelle skiftet. Egendefinerte regler konfigureres i Innstillinger → Retningslinjer.

Live validering vises også inline: en rød kantlinje på et skift i ukevisningen betyr at det er flagget akkurat nå.

Timer og eksport

Timerapport — totale timer per ansatt/avdeling for et hvilket som helst datointervall; eksporterbart som CSV / PDF, kan e-postes til lønn.
ICS-import — last opp en ekstern .ics-fil for å bulk-opprette skift; konflikter og duplikater flagges for gjennomgang før import.
Lønnseksporter — planlegg gjentakende eksporter til ADP, Guidepoint eller eget CSV-format. Eksporthistorikk logges.

Roller og tillatelser

Hver bruker har en rolle. Roller defineres i Innstillinger → Brukere og hver rolle bærer et sett med tillatelsesflagg. Den innebygde Admin-rollen har alltid full tilgang. Andre roller kan konfigureres til å tillate eller begrense kombinasjoner av:

Tillatelse	Gir tilgang til
events_view	Kalender og arrangementsliste
events_edit	Opprette og redigere arrangementer
events_own_only	Begrens til arrangementer brukeren produserte eller er koblet til
staff_view / staff_edit	Stab-side, allokeringer og redigering av stabsposter
resources_view / resources_edit	Ressurs-side og inventar
contacts_view / contacts_edit	Kontakt-side
invoice_view	Faktura-fanen i inspektøren
contracts_view / contracts_edit	Kontrakter-fanen og kontraktgenerering
reports_view	Rapporter-side
settings_view / settings_edit	Innstillinger-side
page_catch / page_integrations	Catch og Integrasjoner-side

Tillatelser kan være fane-nivå (tab_schedule, tab_contracts, osv.) så en produsent kan få tilgang til bestemte inspektør-faner uten å få alt.

REST API

Overture eksponerer et REST API på https://ditt-domene/api.php. Alle forespørsler må inkludere et gyldig token som URL-parameter (?token=…) eller i HTTP-headeren X-CRM-Token.

Tokens

Full-tilgangs-token — tillater GET og POST. Brukt av Overture selv for synkronisering.
Skrivebeskyttet token — tillater bare GET. POST-forespørsler returnerer 403 Forbidden.

Nøkkel-endepunkter

Metode	Sti / Handling	Beskrivelse
GET	`?action=get&key=ov_events_v1`	Hent alle arrangementer
GET	`?action=get&key=ov_staff_v1`	Hent all stab
GET	`?action=get&key=ov_accounts_v1`	Hent alle kontakter
GET	`?action=get&key=ov_details_v1`	Hent detaljposter (kontrakter, timeplan, instruksjoner, osv.)
GET	`?action=get&key=ov_productions_v1`	Hent alle produksjoner
GET	`?action=timestamps`	Hent sist-oppdatert-tidsstempel per nøkkel (brukt av polling)
POST	`action=set`	Skriv nøkkel/verdi (kun full-tilgangs-token)
GET	`?action=health`	Helsesjekk — returnerer 200 OK

Merk: Alle data lagres som JSON-strenger under navngitte nøkler. Lesing av en nøkkel returnerer rå JSON; skriving erstatter hele nøkkelverdien. Samtidige skrivinger til samme nøkkel er siste-skriving-vinner, så konsumenter bør hente-modifisere-skrive innen et kort vindu.